Tietosuoja-asetuksen velvoitteet rekisterinpitäjälle

Asunto-osakeyhtiö on rekisterinpitäjä tiettyjen taloyhtiön toimintaan liittyvien henkilörekisterien kuten asukasluettelon ja osakeluettelon osalta. Hallituksen tehtäviin kuuluu huolehtia siitä, että taloyhtiö täyttää sille rekisterinpitäjänä asetetut tietosuojavelvoitteet.  Käytännössä näiden velvoitteiden hoidosta taloyhtiön puolesta huolehtii yleensä isännöintiyritys osapuolten välisen isännöintisopimuksen perusteella.

Taloyhtiön henkilörekistereissä olevia tietoja voivat käsitellä taloyhtiön puolesta myös muut taloyhtiöön sopimussuhteessa olevat palveluntuottajat kuin isännöintiyritys. Esimerkkinä voidaan mainita vaikkapa kiinteistönhuoltoyritys tai urakoitsija. Taloyhtiön on huolehdittava siitä, että sen puolesta henkilötietoja käsittelevät palveluntuottajat toimivat osaltaan asianmukaisesti.

Tietosuoja-asetus velvoittaa yleisesti rekisterinpitäjät mm. seuraaviin toimenpiteisiin: 

• Käy läpi henkilörekisterit ja henkilötietojen käsittelyn prosessit aina tietojen keräämisestä niiden hävittämiseen.
• Huolehdi tietosuojaohjeistuksen laatimisesta.
• Laadi tietosuojaseloste (jolla voidaan täyttää mm. rekisteröityjen informointivelvoite).
• Tarkista sopimukset, joihin sisältyy henkilötietojen käsittelyä. Neuvottele tarvittaessa sopimusmuutoksesta, joka huomioi Tietosuoja-asetuksen ja kotimaisen lainsäädännön vaateet.
• Varmista, että henkilötietojen käsittelylle löytyy aina tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste.
• Noudata henkilötietojen käsittelyssä tietosuojaperiaatteita.
• Huolehdi riittävästä tietoturvasta.
• Dokumentoi tietosuojavelvoitteiden täyttäminen ja osoita tarvittaessa.
• Ilmoita tietosuojaloukkauksista tarvittaessa viranomaiselle ja rekisteröidyille.