Lainsäädäntö
Asunto-osakeyhtiöissä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä sääntelee tällä hetkellä henkilötietolaki. Henkilötietolaki velvoittaa jo nyt rekisterinpitäjän huomioimaan henkilötietojen käsittelyssä yksityiselämän suojan ja muut yksityisyyden suojaa turvaavat perusoikeudet. Henkilötietolaki velvoittaa taloyhtiön esimerkiksi laatimaan ylläpitämistään henkilörekistereistä rekisteriselosteen ja huomioimaan henkilötietojen käsittelyssä rekisteröidyn oikeudet.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2016 ja asetuksen käytännön soveltaminen on alkanut kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018. Asetus on sellaisenaan kansallisesti sovellettavaa oikeutta. Taloyhtiön tietosuojan ja henkilörekisterienpidon on oltava asetuksen mukaista.
Tietosuoja-asetusta tulee täydentämään kansallinen tietosuojalaki. Hallituksen esitys eduskunnalle EU:n yleistä tietosuoja-asetusta täydentäväksi lainsäädännöksi (HE 9/2018) on annettu 1.3.2018. Lakiehdotuksen käsittely eduskunnassa on vielä kesken. Tietosuojalailla on tarkoitus kumota henkilötietolaki. Siihen saakka, kunnes tietosuojalaki tulee voimaan, sovelletaan tietosuoja-asetuksen ohella niitä henkilötietolain säännöksiä, jotka eivät ole ristiriidassa tietosuoja-asetuksen säännösten kanssa. Tietosuojalain kaavaillaan tulevan voimaan kesäkuun loppupuolella, mutta kyseessä on vain arvio.
Niille taloyhtiöille, joiden toiminnassa on jo huomioitu henkilötietolain vaatimukset, tuo EU:n tietosuoja-asetus mukanaan vain vähäisiksi katsottavia lisävelvoitteita. Niissä taloyhtiöissä, joissa tietosuojasta ei ole toistaiseksi huolehdittu, on viimeistään nyt aika huomioida tietosuojavelvoitteet asianmukaisesti.
Tietosuoja-asetus sekä tietosuojalaki ovat yleisiä henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä. Säännökset eivät nimenomaisesti anna vastausta kiinteistö- ja rakentamistoimialan erityiskysymyksiin. Euroopan tietosuojaneuvostolla on toimivaltaa antaa sitovia päätöksiä EU:n tietosuoja-asetuksen tulkitsemisesta/soveltamisesta. Toistaiseksi tällaisia päätöksiä ei ole annettu. Tietosuojalain hallituksen esityksen mukaan yleinen valvontaviranomainen Suomessa tulisi olemaan tietosuojavaltuutettu, joka voi myös antaa neuvontaa ja ohjeistusta sille rekisteröidyn toimesta sille tutkittavaksi saatetussa asiassa.
Tietosuojavelvoitteiden asianmukainen huomiointi asunto-osakeyhtiöissä ja Suomen Kiinteistöliitto ry:n (Kiinteistöliitto) jäsenten käyttöön tarkoitettujen esimerkkityökalujen soveltuvuus taloyhtiön tarpeisiin kannattaa varmistaa tietosuojajuridiikkaan erikoistuneelta asiantuntijalta.