Isännöintijärjestelmän piirissä olevien asunto-osakeyhtiöiden yhtiöjärjestysten rakenteistaminen

1.2.2021

Asunto-osakeyhtiön ei tarvitse muuttaa yhtiöjärjestystään, jotta se pystyisi vuoden 2023 loppuun mennessä siirtämään osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Jos asunto-osakeyhtiössä kuitenkin ollaan yhtiöjärjestystä jostain muusta syystä johtuen lähiaikoina muuttamassa, niin muutosta rekisteröitäessä on hyvä tietää, että kaikkien yhtiöiden yhtiöjärjestyksiä ei kannata vielä rakenteistaa eli rekisteröidä uudessa sähköisessä muodossa.

Osakeluettelon ylläpidon siirrossa hyödynnetään huoneistotietojärjestelmän ja isännöintijärjestelmän välisiä rajapintoja silloin, kun yhtiöllä on isännöitsijä ja isännöitsijän käytössä isännöintijärjestelmä. Ennen vuoden vaihdetta kävi ilmi, että jos isännöintijärjestelmän piirissä oleva asunto-osakeyhtiö hakee yhtiöjärjestysmuutoksen rekisteröintiä uudessa sähköisessä muodossa, yhtiöjärjestyksen rakenteiseen muotoon muuttaminen estää sen yhtiön osalta siirtotiedoston tallentamisen Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa. Näin ollen rakenteistaminen vaikeuttaa kyseisen yhtiön siirtämistä huoneistotietojärjestelmään. Ongelma on siitä riippumaton, mikä isännöintijärjestelmä yhtiössä on käytössä.

Niinpä ennen huoneistotietojärjestelmään siirtymistä, yhtiöjärjestyksen rekisteröintiä kannattaakin hakea joko sähköisenä vanhassa muodossa, tai vaihtoehtoisesti yhtiö voi hakea yhtiöjärjestyksen rekisteröintiä paperi-ilmoituksella. Jos muutosilmoituksen tekee sähköisesti YTJ:ssä, kannattaa muutoksen lajiksi valita "Ilmoitan yleisiä muutoksia. En muuta yhtiöjärjestyksen tietoja uuteen sähköiseen muotoon."  

Myöhemmin, eli sen jälkeen, kun yhtiö on jo siirtänyt osakeluettelon ylläpidon, vaihtoehtoisia muutosilmoitustapoja ei enää ole käytössä, vaan siirron jälkeinen seuraava yhtiössä tehtävä yhtiöjärjestysmuutos on joka tapauksessa tehtävä uudessa sähköisessä muodossa.

Käytännössä ja yhteenvetona edellä sanottu tarkoittaa siis sitä, että niiden yhtiöiden, jotka ovat isännöintijärjestelmän piirissä, ei kannata rakenteistaa yhtiöjärjestyksiään ennen kuin osakeluettelon ylläpidon siirto on yhtiön osalta tehty. Pienissä yhtiöissä (tai tarkemmin sanoen kaikissa niissä yhtiöissä, jotka eivät ole isännöintijärjestelmän piirissä) siirtotiedostoa ei osakeluettelon siirron yhteydessä tehdä. Näin ollen yhtiöjärjestyksen rakenteistamisesta ei ole näille pienille yhtiöille sen kummemmin osakeluetteloiden siirtämisen, kuin minkään muunkaan seikan osalta mitään haittaa, ja uutta sähköistä muotoa voidaan käyttää myös jo ennen osakeluettelon ylläpidon siirtoa.