Huolellinen kokouspöytäkirjanpito kannattaa!

30.12.2016

Vuosi lähestyy loppuaan ja ensi vuoden alkupuolella on useimmissa taloyhtiössä edessä jälleen monelle jo tutuksi tullut varsinainen yhtiökokous. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on tietenkin käsiteltävä kaikki asunto-osakeyhtiölaissa määrätyt asiat. On muun muassa päätettävä vastuuvapauden myöntämisestä vanhalle hallitukselle ja isännöitsijälle ja yleensä myös valittava uusi hallitus. Tämän lisäksi varsinaisen yhtiökokouksen asialistalle on voitu ottaa monia muita päätettäviä asioita. Kun yhtiökokous tekee päätöksiä, on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että päätökset kirjataan pöytäkirjaan mahdollisimman tarkasti ja niin, että yhtiökokouksen päätöksen tarkoitus tulee mahdollisimman selkeästi esille.

Yhtiökokouksen puheenjohtaja vastaa siitä, että yhtiökokouksesta laaditaan pöytäkirja. Useimmiten kokouksessa valitaan kuitenkin myös sihteeri, jonka tehtävänä on pöytäkirjan laatiminen. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastajat. Lain mukaan pöytäkirjantarkastajia tulee valita vähintään yksi, mutta tavallisesti valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Jos kokoukselle on valittu sihteeri, myös hänen olisi hyvä allekirjoittaa pöytäkirja.

Epätarkat tai huolimattomasti tehdyt pöytäkirjamerkinnät saattavat aiheuttaa yhtiössä riitoja siitä mitä on päätetty. Niinpä onkin tärkeää, että kokouksen puheenjohtaja yhdessä sihteerin kanssa huolehtii siitä, että pöytäkirjamerkinnät kuvaavat mahdollisimman tarkasti kokouksessa tehtyjä päätöksiä ja niiden tarkoitusta. Jos pöytäkirjantarkastaja huomaa, että pöytäkirjassa on virhe tai pöytäkirjan sisältö ei vastaa kokouksen kulkua, voi hän pyytää puheenjohtajaa tai sihteeriä muuttamaan pöytäkirjaa. Jos pöytäkirjamuutosta ei suostuta tekemään, pöytäkirjantarkastajilla on oikeus merkitä poikkeava näkemyksensä pöytäkirjaan tai sen liitteeksi. Pöytäkirjantarkastajien tulee kuitenkin aina allekirjoittaa pöytäkirja.

Kirjoittaja on Kiinteistöliiton lakimies.