Yhtiökokouspöytäkirjan julkisuus

21.9.2020

Poikkeusolosuhteista johtuen yhtiökokouskausi käy nyt kuumimmillaan. Yhtiökokouksessa tehtyjen päätösten dokumentointi on tärkeää, ja yhtiökokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa. Usein herääkin kysymys, missä laajuudessa yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä tulee tiedottaa ja kenellä on oikeus tutustua kokouspöytäkirjaan?

Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkaiden nähtävänä, ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkaalle. Osakkaalla on oikeus saada jäljennös myös pöytäkirjan liitteistä. Pöytäkirjan ja liitteiden lähettämisestä saadaan periä hallituksen vahvistama kohtuullinen maksu (AOYL 6 luku 23.4 §). Osakkailla on oikeus tutustua yhtiökokouksen pöytäkirjaan riippumatta siitä, onko hän ollut läsnä yhtiökokouksessa vai ei. Tiedonsaantioikeus koskee myös aikaisempien yhtiökokousten pöytäkirjoja. Asukkailla on puolestaan oikeus saada nähtäväkseen pöytäkirja vain sellaisesta yhtiökokouksesta, joissa heillä on ollut läsnäolo-oikeus.

Yhtiökokouksen pöytäkirjasta ei tarvitse automaattisesti lähettää jäljennöstä osakkaille, vaan jäljennös tulee toimittaa osakkaan sitä pyytäessä. Hyvä käytäntö kuitenkin on, että yhtiökokouksen olennaisimmista päätöksistä tiedotetaan viipymättä osakkaille, sekä myös asukkaille. Tämä helpottaa osakkaiden ja asukkaiden keskuudessa päätösten vaikutusten huomioimista, lisää heidän sitoutumistansa päätöksiin sekä helpottaa päätösten lain mukaisuuden arviointia. Hallituksen tai isännöitsijän kannattaakin huolehtia yhtiökokouksen olennaisempien päätösten tiedottamisesta mahdollisemman nopeasti yhtiökokouksen jälkeen. Tiedotteen voi toimittaa jo ennen yhtiökokouspöytäkirjan hyväksymistä.