Yhtiökokouskutsun toimittaminen osakkaille

30.1.2015

Kevät on yhtiökokousten aikaa. Kokouskutsun oikeanlaiseen toimittamiseen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä virhe kutsun toimittamisessa voi aiheuttaa pahimmillaan yhtiökokouspäätöksen pätemättömyyden tai mitättömyyden.

Laki edellyttää, että yhtiökokouskutsu toimitetaan jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut yhtiölle sähköpostiosoitteensa (tai muun tietoliikenneyhteyden) kutsun toimittamista varten.  Lisäksi yhtiöjärjestyksessä voi olla kutsun toimittamistavasta lain edellyttämää minimivaatimusta täydentäviä määräyksiä, joita on lain säännöksen lisäksi noudatettava. Tällaisia määräyksiä voivat olla esimerkiksi määräys kutsun lähettämisestä kirjatulla kirjeellä (todistettavasti) tai määräys kutsun laittamisesta porrashuoneen ilmoitustaululle.

Yhtiökokouskutsu on siis toimitettava kirjallisesti. Koska kutsu on toimitettava jokaiselle osakkaalle, yhtiön on toimitettava oma kutsu myös jokaiselle yhteisomistajalle. Osakkaan vastuulla on ilmoittaa osoitetietonsa ja niiden muutokset yhtiölle. On huomattava että kutsun lähettäminen sähköpostitse edellyttää, että osakas on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle nimenomaan kokouskutsun lähettämistä varten. Siten kutsua ei voi lähettää sähköpostitse osakkaalle, jonka sähköpostiosoite on muista syistä yhtiön tiedossa. Yhtiökokouskutsu pitää lain mukaan toimittaa aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiö vastaa siitä, että kutsut on lähetetty ajoissa.