Yhtiökokouskutsun laatiminen etäyhtiökokoukseen

8.3.2021

Kevään yhtiökokouskausi lähestyy ja tänä keväänä joudutaan kiinnittämään erityistä huomioita osakkaiden etäosallistumiseen sekä kokouksen valmistelussa että kokouskutsun laatimisessa.

Laista löytyy määräyksiä kokouskutsun sisällöstä, kutsuajasta ja -tavasta. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä voi olla kokouskutsuun liittyviä määräyksiä. Näiden lisäksi kutsun laatimisessa tulee huomioida mahdollinen etäosallistumismahdollisuus. Jos yhtiöjärjestyksessä ei ole kielletty etäosallistumista, hallitus voi määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta teknisen välineen avulla tai kirjepostin tai sähköpostin välityksellä. Hallitus voi päättää myös mahdollistaa molempien etäosallistumistapojen käyttämisen. Kutsun sisältöön vaikuttaa, millainen etäosallistuminen mahdollistetaan.

Ohessa yleisvinkkejä siitä, mitä etäosallistumisen mahdollistavassa kokouskutsussa on hyvä huomioida.

Osallistuminen sähköpostilla tai kirjepostilla

Jos osakkaille mahdollistetaan osallistuminen postin tai sähköpostin välityksellä, tulee tästä mahdollisuudesta mainita kokouskutsussa. Kutsuun kannattaa liittää täytettävä vastausosa, jolla osakas voi ilmoittaa kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Lisäksi kutsussa tulee ilmoittaa osoite (sähköpostiosoite ja postiosoite), jonne vastausosat lähetetään sekä päivämäärä ja kellonaika, mihin mennessä ne tulee lähettää. Kokouskutsun mukana on hyvä toimittaa myös valtakirjalomake ja pyytää, että postitse tai sähköpostitse osallistuvat toimittavat valtakirjat, esimerkiksi vastauslomakkeen toimittamisen yhteydessä.

Kutsussa on suositeltavaa mainita, että osakkaan valitsema posti- tai sähköpostikokousmenettely rajoittaa osakkaan puhevaltaa kokouksessa eikä osakas pysty äänestämään mahdollisista kokouksessa esitetyistä vastaesityksistä. Lisäksi on syytä mainita, että osakkaiden ennakkokannat käsitellään kokouksessa avoimina ääninä.

Osallistuminen teknisellä välineellä

Jos osakkaille mahdollistetaan osallistuminen teknisen välineen avulla, tulee tästä mainita kokouskutsussa. Lisäksi tulee mainita, millä teknisellä järjestelmällä etäosallistuminen toteutetaan. On suositeltavaa liittää mukaan ohjeistus järjestelmän käytöstä sekä yleiset etäosallistumisohjeet. Osakkailta kannattaa pyytää ennakkoilmoittautumisia, mikäli he haluavat osallistua kokoukseen etäyhteyden välityksellä. Ennakkoilmoittautumista kannattaa pyytää tiettyyn päivämäärään ja kellonaikaan mennessä sekä pyytää ilmoittamaan yhteystiedot, joita käyttämällä osakas aikoo osallistua kokoukseen. Yhteystietoja käytetään osakkaan tunnistamiseen, kokousjärjestelmään tarvittavan linkin lähettämiseen sekä etäyhteyden käyttämiseen.  

Kutsussa on suositeltavaa mainita, että äänestäminen reaaliaikaista yhteyttä käyttäen voi rajoittaa osakkaan puhevaltaa. On myös hyvä mainita, että kokoukseen osallistuminen teknisellä välineellä tapahtuu osakkaan omalla riskillä.

Kutsun mukana on hyvä toimittaa myös valtakirjalomake ja pyytää, että teknisen välineen avulla osallistuvat toimittavat valtakirjat ennen kokousta tiettynä päivämääränä tiettyyn kellonaikaan mennessä.

Lisätietoa etäyhtiökokouksista ja kokouskutsujen laadinnasta löydät Kiinteistöliiton jäsensivuilta. Jäsensivuilta löytyy mm. esimerkkilomakkeita kokouskutsuista, joissa on huomioitu etäosallistumismahdollisuus.

Lopuksi vielä muistutuksena, että yhtiökokous on aina järjestettävä myös fyysisenä kokouksena. Etäosallistumismahdollisuutta voidaan tarjota ainoastaan vaihtoehtoisena osallistumistapana fyysisen kokouksen rinnalla.

Hyvää yhtiökokouskautta!