Yhtiökokous – Valtuutuksen muoto

9.2.2018

Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa valtuutetun välityksellä. Onko valtuutukselle muotovaatimuksia?

Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai osoitettava muutoin luotettavalla tavalla osakkaalta saamansa valtuutus. Valtuutukselle ei ole määrätty laissa erityisiä muotovaatimuksia. Suositeltavin tapa valtuuttaa on antaa valtuutetulle kirjallinen ja päivätty valtakirja.

Valtuutus voidaan osoittaa myös muulla tavalla kuin kirjallisella valtakirjalla. Tällainen voi olla esimerkiksi tekstiviesti, sähköpostiviesti tai puhelu osakkaalta. Tällöin tulee kuitenkin pystyä varmistamaan kokouskäytännössä tavanomaisella tavalla valtuuttajan henkilöllisyys.

Puhelimitse ilmoitettu valtuutus voidaan hyväksyä esim. silloin kun yhtiökokouksen puheenjohtaja tai muu henkilö, jolle valtuutus ilmoitetaan, tuntee osakkaan ja pystyy tunnistamaan hänet äänen perusteella. Tekstiviestillä ilmoitettu valtuutus voidaan hyväksyä, mikäli tekstiviestin lähettäjän numeron voidaan varmistaa kuuluvan valtuuttajalle. Mikäli tekstiviestin lähettäjästä ei ole varmuutta, voidaan tekstiviestin lähettäjälle soittaa ja varmistaa valtuutuksen olemassaolo. Sähköpostilla annettuja valtakirjoja kohdellaan samalla tavalla kuin kirjallisia valtakirjoja. Sähköpostivaltuutuksesta tulee kuitenkin käydä ilmi sähköpostin lähettäjän osoite ja lähettäjän koko nimi.

Viimekädessä yhtiökokouksen puheenjohtaja päättää, voidaanko valtuutus hyväksyä.

Kirjoittaja on Kiinteistöliiton lakimies.