Yhtiökokouksen sihteerin rooli pöytäkirjaa laadittaessa

16.3.2026

Yhtiökokouskauden lähestyessä on hyvä muistuttaa yhtiökokouksessa valittavien henkilöiden rooleista. Toisinaan yhtiökokouksessa ja yhtiökokouksen pöytäkirjaa laadittaessa saattaa esiintyä epäselvyyksiä siitä, mikä on kenenkin tehtävä. Ongelmatilanteita saattaa tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja on eri mieltä laaditun pöytäkirjan sisällöstä. Entä miten toimitaan tilanteessa, jossa kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri ovat eri mieltä siitä, mitä merkintöjä pöytäkirjaan tulisi tehdä?

Kuka vastaa pöytäkirjan laatimisesta?

Asunto-osakeyhtiölain mukaan puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Käytännössä yhtiökokouksessa valitaan sihteeri, joka luonnostelee pöytäkirjan. Laki ei kuitenkaan edellytä sihteerin valitsemista.

Asunto-osakeyhtiölaissa on lisäksi säädetty yhtiökokouksen puheenjohtajan vahingonkorvausvastuusta. Vastuun muodostumista voitaisiin arvioida esimerkiksi tilanteessa, jossa pöytäkirja jätetään kokonaan laatimatta.

Mitä jos puheenjohtaja ja sihteeri ovat eri mieltä pöytäkirjan sisällöstä?

Tällaiset tilanteet ovat käytännössä harvinaisia. Useimmiten kokouksen kulusta ei ole epäselvyyttä, ja pöytäkirja saadaan laadittua yhteistyössä pienillä muokkauksilla.

Jos erimielisyyttä kuitenkin syntyy, tulisi huomioida aiemmin mainittu puheenjohtajan rooli ja vastuu pöytäkirjan laatimisesta. Viime kädessä vastuu pöytäkirjasta on puheenjohtajalla. Puheenjohtajalla on siten myös oikeus tehdä tarvittavat muokkaukset pöytäkirjaan, jos sen sisällöstä syntyy erimielisyyttä kokouksen sihteerin ja puheenjohtajan välillä.

Pöytäkirjantarkastajan rooli

On myös hyvä huomata, että pöytäkirjantarkastajat valitaan erikseen. Heidän tehtävänään on tarkastaa pöytäkirja ja allekirjoittaa se. Jos pöytäkirjan sisältö ei pöytäkirjantarkastajan näkemyksen mukaan vastaa kokouksen kulkua, hänellä on mahdollisuus jättää eriävä mielipide pöytäkirjaan tai sen liitteeseen. Pöytäkirjantarkastajan rooli on siten erilainen kuin kokouksen sihteerin.