Yhtiökokouksen pöytäkirjan osalta huomioitavaa

19.2.2024

Kevät on käsillä, ja yhtiökokouskausi lähestyy. Kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka laatimisesta kokouksen puheenjohtaja huolehtii. Käytännössä pöytäkirjan kirjoittaa sihteeriksi valittu henkilö, useimmiten yhtiön isännöitsijä. Seuraavassa käydään läpi pöytäkirjaan liittyviä asioita.

Asunto-osakeyhtiön yhtiökokouspöytäkirjaan täytyy kirjata kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Pöytäkirjaan ei siis ole välttämätöntä kirjoittaa päätösten perusteluja tai kokouksessa käytyjä keskusteluja. Jos päätös tehdään yksimielisesti, se on suositeltavaa mainita pöytäkirjassa. Silloin kun yhtiökokouksessa päätetään yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, on yhtiöjärjestyksen muutosehdotukset merkittävä pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan on kirjattava myös kokouksen pitoaika ja -paikka. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla koko yhtiön olemassaolon ajan.

Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja valittu pöytäkirjan tarkastaja tai tarkastajat, joiden tehtävänä on tarkastaa, että pöytäkirjaan kirjattu vastaa kokouksen kulkua. Jos tarkastaja on erimieltä kokouksen kulusta, hän voi ehdottaa muutoksia kirjauksiin. Ellei puheenjohtaja suostu muutoksiin, tarkastajalla on oikeus liittää pöytäkirjaan oman näkemyksensä kokouksen kulusta. Tarkastajan on kuitenkin allekirjoitettava pöytäkirja.

Yhtiökokouksessa on laadittava ääniluettelo, joka liitetään kokouspöytäkirjan liitteeksi. Ääniluetteloon merkitään kokouksessa läsnä olevat osakkaat sekä osakkaiden avustajat ja valtuutetut. Ääniluettelon tulee olla ajan tasalla koko kokouksen ajan.  

On myös huomattava, että pöytäkirjan täytyy olla viimeistään neljän viikon kuluessa yhtiökokouksesta valmiina ja osakkaiden nähtävänä isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona. Osakkaalla on oikeus saada jäljennös pöytäkirjasta ja sen liitteistä, ja yhtiöllä on oikeus periä pöytäkirjan ja sen liitteiden lähettämisestä hallituksen hyväksymä kohtuullinen maksu.