Yhtiöjärjestys kuntoon – huomioi myös sähköisen osakehuoneistorekisterin vaikutus

21.10.2022

Asunto-osakeyhtiölain mukaan asunto-osakeyhtiöllä on oltava yhtiöjärjestys. Laki määrittää yhtiöjärjestyksen vähimmäissisällön. Usein yhtiöjärjestykset ovat kuitenkin sisällöltään huomattavasti kattavampia. Jotta yhtiöjärjestys vastaisi taloyhtiön ja osakkaiden tarpeita, kannattaa se pitää ajan tasalla. Aika ajoin on myös hyvä tarkastella mahdollisia muutostarpeita.

Usein yhtiöjärjestystä lähdetään muuttamaan yksittäisen määräyksen muutoksen takia, kun esim. vesimaksua tai kunnossapitovastuuta koskeva määräys halutaan lisätä yhtiöjärjestykseen. Yhtiössä voi olla käsillä myös jonkin uuden ajankohtaisen ja yhtiössä keskustelua herättäneen tilanteen aiheuttama muutostarve yhtiöjärjestykseen. Tällainen voi olla esimerkiksi tietoliikennevastikkeen, yhteisten tilojen käyttötarkoituksen muutos tai tupakointikiellon lisääminen. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen yhden määräyksen osalta aiheuttaa koko yhtiöjärjestyksen päivitystarpeen, jos yhtiön voimassa oleva yhtiöjärjestys on rekisteröity ennen uuden AOYL voimaantuloa (1.7.2010).

Yhtiöjärjestyksen muuttamisesta päätetään aina yhtiökokouksessa. Yhtiöjärjestyksen muutoksesta päätetään pääsääntöisesti 2/3 määräenemmistöpäätöksellä, mikä tarkoittaa sitä, että muutosta kannattaa 2/3 yhtiökokouksessa annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista. Yhtiöjärjestysmuutos voi edellyttää lisäksi tiettyjen tai kaikkien osakkaiden suostumuksen. Suostumus tarvitaan esimerkiksi osakkeenomistajan maksuvelvoitetta lisättäessä.

Yhtiöjärjestysmuutoksen valmistelussa on hyvä käyttää asiantuntija-apua jo hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta, jossa on tarkoitus muutoksesta päättää, jotta yhtiöjärjestyksen muutosluonnos saadaan kokouskutsun liitteeksi ja käsiteltyä yhtiökokouksessa onnistuneesti.

Huomioon on otettava myös sähköisen osakehuoneistorekisterin vaikutus yhtiöjärjestykseen

Kaikkien ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden täytyy siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään 31.12.2023 mennessä.

Yhtiöjärjestyksen muutos kannattaa ilmoittaa uudessa sähköisessä muodossa (ns. rakenteistaminen) ennen osakeluettelon siirtämistä huoneistotietojärjestelmään, mikäli yhtiöllä ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Kun yhtiöjärjestyksen muutos ilmoitetaan kaupparekisteriin uudessa sähköisessä muodossa, annetaan muuttuneet tiedot netissä YTJ-palvelussa. Tällöin paperilomakkeella ilmoittaminen ei ole mahdollista.

YTJ-palvelu luo muutetun yhtiöjärjestyksen. Sen tiedot siirtyvät kaupparekisteristä suoraan Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. YTJ-palvelun luoman yhtiöjärjestyksen rakenne on seuraava:

• 1 § yhtiön toiminimi
• 2 § kotipaikka
• 3 § toimiala
• 4 § huoneistoselitelmä
  (määräykset 5 §:stä alkaen loppuun asti) muut yhtiöjärjestyksen tiedot.

Jos yhtiöllä on käytössään isännöintijärjestelmä, kannattaa yhtiöjärjestys ilmoittaa uudessa sähköisessä muodossa eli rakenteistettuna vasta sen jälkeen, kun osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle isännöintijärjestelmän rajapintoja käyttäen. Yhtiön, jolla on käytössään isännöintijärjestelmä, kannattaa rekisteröidä yhtiöjärjestys ennen osakeluettelon ylläpidon siirtoa siis vanhassa sähköisessä muodossa tai paperilomakkeella.

Kiinteistöliiton lakimiehet antavat yhtiöjärjestykseen liittyvistä asioista neuvontaa. Teemme myös tarvittaessa toimeksiannosta yhtiöjärjestyksen päivityksiä ja muutoksia jäsentaloyhtiöille.