Uuden hallituksen järjestäytyminen

3.5.2019

Asunto-osakeyhtiössä valitaan taas jäseniä hallituksiin. Uudelle jäsenelle yhtiön asiat ja hallitustyöskentely ovat usein aluksi vieraita. Toisaalta koko hallituksen on hyvä sopia yhteisistä pelisäännöistä, jotta yhteistyö sujuu. Hallituksen ensimmäisessä kokouksessa onkin tärkeintä järjestäytyminen. Seuraavassa muutama vinkki siitä, mitä uuden hallituksen kannattaa käydä läpi ensimmäisessä kokouksessaan.

Järjestäytymiskokouksessa täytyy ensinnäkin päättää siitä, kuka toimii hallituksen puheenjohtajana. Myös tulevien kokousten ajankohdista ja kokousasioista on suositeltavaa sopia. On kuitenkin huomattava, että hallituksen täytyy tarpeen vaatiessa kokoontua muulloinkin. Kokousajoista sovittaessa voidaan sopia myös siitä, pitääkö hallitus tarvittaessa sähköposti- tai puhelinkokouksia.

Laissa ei ole säännöksiä siitä, miten ja milloin kokouskutsut täytyy toimittaa, joten kutsutavasta ja ajasta on tärkeää selvyyden vuoksi sopia. Jokaiselle hallituksen jäsenelle täytyy asunto-osakeyhtiölain mukaan antaa mahdollisuus osallistua kokoukseen, joten jokainen jäsen on aina kutsuttava kokouksiin. Samalla on suositeltavaa sopia siitäkin, kutsutaanko myös mahdolliset varajäsenet aina kokouksiin automaattisesti.

Hallitus voi sopia myös tehtävien jaosta jäsenten kesken, sillä hallitus voi jakaa jäsenten kesken esimerkiksi selvitys- ja valmistelutehtäviä. Hallituksen kannattaa sopia myös siitä, miten tiedonkulku hallituksen ja isännöitsijän välillä sekä hallituksen kesken järjestetään ja missä muodossa ja miten hallituksen jäsenet saavat nähtäväkseen yhtiön tietoja ja asiakirjoja.

Kokouksessa kannattaa sopia myös siitä, kuka perehdyttää uusia hallituksen jäseniä. Hallituksen toimikauden alussa myös kaikkien hallituksen jäsenten on suositeltavaa varmistua siitä, että on perillä yhtiön tärkeistä asiakirjoista, kuten esimerkiksi yhtiöjärjestyksestä, kuntoarvioista, huoltokirjasta, pelastussuunnitelmasta sekä vakuutus- ja muista sopimuksista.