Toimittaa vai tiedoksiantaa – mitä ja miten?
6.4.2018
Kevät on taloyhtiöiden aktiiviaikaa. Kuten luontokin, herää taloyhtiökansa monenlaisiin kevätpuuhiin: siivotaan varastoja, laitetaan pihaa kesäkuntoon ja kokoonnutaan päättämään yhtiön asioista. Varsinainen yhtiökokous – tilinpäätöskokous – on lain mukaan pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kun suuri osa yhtiöistä noudattaa kalenterivuoden mukaista tilikautta, on kokous siis pidettävä kesäkuun loppuun mennessä. Kirjallinen kokouskutsu on puolestaan toimitettava aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta osakkeenomistajan yhtiölle ilmoittamaan postiosoitteeseen tai tarkoitusta varten ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Näin sanoo asunto-osakeyhtiölaki, vaan mitäpä sanoo yhtiöjärjestys ja kumpi määrää?
Ensinnäkin, laki puhuu kutsun toimittamisesta. Toimittamisella tarkoitetaan esimerkiksi kutsujen antamista postin kuljetettavaksi tai niiden jakamista yhtiön rakennuksessa asuvien postiluukkuihin. Yhtiöjärjestyksessä voi olla toimitustapaa tiukentavia määräyksiä. Määräys voi edellyttää todisteellista toimittamista tai peräti todisteellista tiedoksiantoa. Todisteellinen toimittaminen voidaan toteuttaa lähettämällä kutsut kirjattuina kirjeinä. Kirjaamisella voidaan todentaa kirjeen lähettäminen, mutta todisteellinen tiedoksiantaminen vaatiikin puolestaan saantitodistuskirjeen käyttämistä, jolloin voidaan todentaa myös kirjeen vastaanottaminen, eli tiedoksiantaminen.
Kun kutsu on toimitettava viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, on määräaikalakia soveltaen riittävää antaa kutsut postin kuljetettavaksi viimeistään kokouspäivää vastaavana viikonpäivänä kaksi viikkoa ennen kokousta. Jos kutsut kuitenkin jaetaan talossa asuville osakkaille suoraan postiluukkuihin, tarkoitetaan toimittamisella juuri sitä postiluukkuihin jakamista, eli kutsut on jaettava viimeistään em. päivänä. Laki asettaa toisin sanoen pakottavat raamit (2 kk-2vkoa) kutsujen toimittamiselle, mutta raamien sisällä on huomioitava myös mahdolliset poikkeavat yhtiöjärjestysmääräykset. Jos kutsut tulee antaa tiedoksi kaksi viikkoa ennen kokousta, on kutsut lähetettävä niin hyvissä ajoin, että ne ovat perillä viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Riittävän ajan arvioinnissa voidaan saada tukea ainakin oikeudenkäymiskaaresta (11:3a,2), jolloin kutsun voitaisiin katsoa tulleen osakkaan tietoon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä.
Laki mainitsee edelleen, että kutsut toimitetaan joko postitse tai sähköpostitse. Kutsu voidaan suoraan lakiin perustuen toimittaa sähköpostitse osakkaalle, joka on antanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle käytettäväksi yhtiökokouskutsujen lähettämistä varten. On kuitenkin huomattava, että annettu ”lupa” on henkilökohtainen, eli esimerkiksi yhteisomistajien osalta tarvitaan kaikilta tarkoitusta varten annettu sähköpostiosoite. Jos kutsu voidaan toimittaa sähköpostitse ei ko. osakkaalle tarvitse toimittaa muuta kutsua. On syytä huomata, että kutsut on aina toimitettava kirjallisina joko postitse tai sähköpostitse, vaikka yhtiöjärjestyksessä määrättäisiinkin riittäväksi kutsutoimenpiteeksi esimerkiksi kutsujen asettamisen yhtiön ilmoitustauluille. Tällainen määräys voi kuitenkin velvoittaa asettamaan kutsun myös ilmoitustauluille tai vaikkapa paikkakunnalla yleisesti ilmestyvään sanomalehteen. Velvoittavuus on riippuvainen määräyksen sanamuodosta.
Kirjoittaja on Kiinteistöliiton neuvontalakimies.
