Taloyhtiön viestintä eri kielillä

7.10.2020

Viestintä on yksi taloyhtiötoiminnan kulmakivistä ja sen merkitystä tuskin voi ylikorostaa. Yleensä arkipäiväistä viestintää taloyhtiöissä hoitaa hallitus ja/tai isännöitsijä. Ensinnäkin tärkeää on, että on sovittu, kuka vastaa minkäkin asian viestimisestä. Toiseksi on myös tärkeää käydä läpi sitä, miten viestintä kannattaa toteuttaa juuri teidän taloyhtiössänne.

Harkinnassa on hyvä kiinnittää huomiota viestien vastaanottajakuntaan eli osakkaisiin ja asukkaisiin. Tyypillistä on, että viestitään lähinnä suomeksi, mutta myös ruotsia käytetään jonkin verran. Yhä enemmän tulee kuitenkin vastaan myös tilanteita, joissa taloyhtiöissä asuu henkilöitä, jotka eivät ymmärrä suomea tai ruotsia.

Miten taloyhtiön kannattaa huomioida eri kieliä puhuvat asukkaat viestinnässään? Tässä muutamia juttuja, johon kannattaa kiinnittää huomiota.

1. Taloyhtiön järjestyssäännöt: Järjestyssäännöissä sovitaan taloyhtiön yhteisistä asioista. Määräykset koskevat usein juuri arkipäiväistä elämää: milloin yhtiössä on hiljaisuus, miten yleisiä tiloja käytetään jne. Kannattaa pohtia, olisiko säännöt tarpeen esittää myös muulla kuin suomen kielellä. Sääntöjen laadinnassa voi pohtia myös visuaalisuutta: voiko jonkin asian viestimistä helpottaa esimerkiksi kuvan avulla.
2. Osakas-/asukasviestintä: Kannattaa pohtia, millä eri kielillä arkipäiväistä osakas-/asukasviestintää käydään. Onko kirjallisessa viestinnässä tarpeen käyttää muutakin kuin suomen kieltä? Jos käytetään vain suomea, voidaanko viestin loppuun lisätä, esimerkiksi englanniksi tieto siitä, keneltä voi tarvittaessa pyytää lisäselvennystä asiasta.
3. Vapaaehtoisen vastuuhenkilön nimeäminen: Voi olla, että yhtiössä on henkilö tai henkilöitä, jotka ovat vapaaehtoisia auttamaan viestinnän toteuttamisessa. Yhtiökokouksessa voi keskustella siitä, löytyykö yhtiöstä joku, jonka puoleen voisi kääntyä, mikäli ei ymmärrä esimerkiksi jonkin asukastiedotteen sisältöä.
4. Tietopaketti uusille asukkaille: Voisiko taloyhtiö jakaa uusille asukkaille tietopaketin, joka sisältäisi tärkeitä tietoja yhtiöstä: esim. järjestyssäännöt, isännöitsijän ja huoltoyhtiön yhteystiedot, pelisäännöt huoneistossa tehtävistä remonteista, tietoa yhtiön ja osakkaan välisestä kunnossapitovastuusta? Tällaisen tietopaketin voisi tarvittaessa laatia suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja ehkä jollain muullakin kielellä.

Viestinnällä lisätään tietoutta yhteisistä asioista. Monen riidan taustalla on yksinkertaisesti tietämättömyys tai väärinkäsitys. Osakkaille ja asukkaille on myös tärkeää kokea, että heillä on mahdollisuus vaikuttaa yhtiönsä asioihin. Parhaimmillaan viestintä lisää yhteisöllisyyttä ja asumistyytyväisyyttä.