Sovi ainakin näistä asioista hallituksen järjestäytymiskokouksessa

7.8.2020

Koronan vuoksi voimaantulleella lakimuutoksella on mahdollistettu, että asunto-osakeyhtiöt voivat pitää 30.9.2019-31.3.2020 päättyneen tilikauden jälkeen pidettävän varsinaisen yhtiökokouksen syyskuun 2020 loppuun mennessä. Monessa taloyhtiössä yhtiökokouksen pitäminen ja sitä myötä myös uuden hallituksen valitseminen onkin tänä vuonna siirtynyt loppukesään/alkusyksyyn. Nyt on hyvä kerrata valituksi tulleen hallituksen ensiaskeleita.

Asunto-osakeyhtiön hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus huolehtii myös siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Jotta hallituksen tehtävien hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa ja menestyksekästä, kannattaa hallituksen sopia tietyistä asioista jo toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa eli niin sanotussa järjestäytymiskokouksessa.

Järjestäytymiskokous pidetään pian hallituksen valinneen yhtiökokouksen jälkeen ja ehkä jo heti yhtiökokouksen päätyttyä. Järjestäytymiskokouksessa valitaan hallituksen puheenjohtaja, jollei valintaa ole jo tehty yhtiökokouksessa. Kokouksessa päätetään hallituksen toimintaperiaatteista. Lisäksi kokouksessa kannattaa sopia ainakin seuraavista asioista:

• Kokousten pitoajankohdat: Hallituksen kannattaa sopia siitä, kuinka usein se vähintäänkin tulee kokoustamaan toimikautensa aikana.
• Kokouspaikat: On hyvä pohtia, missä hallitus aikoo pitää kokouksiaan. Onko fyysinen kokouspaikka edes välttämätön vai onko hallituksen jäsenillä valmiudet etäkokoustamiseen? Tämän etukäteiseen pohtimiseen kannustaisin erityisesti nyt, kun Korona-tilanne on epävarma.
• Kokouskutsujen toimittaminen: Kuinka paljon ennen kokousta ja millä tavoin kokouskutsut tarvittavine materiaaleineen lähetetään hallituksen jäsenille?
• Estyneisyydestä ilmoittaminen: Sovitaan, että hallituksen jäsenet sitoutuvat ilmoittamaan puheenjohtajalle ja mahdolliselle varajäsenelle, mikäli eivät pääse osallistumaan kokoukseen.
• Varajäsenten osallistuminen kokouksiin: On hallituksen ja koko yhtiön edun mukaista, että varajäsenetkin osallistuvat hallituksen kokouksiin. Näin hekin pysyvät kärryillä yhtiön asioista, mistä on myös etua, jos he tulevat varsinaisen jäsenen tilalle kokouksiin. On toki hyvä muistaa, ettei varajäsen osallistu kokouksessa päätöksentekoon silloin, kun varsinainen jäsen on paikalla.
• Hallituksen viestintä: Hallituksen kannattaa valita keskuudestaan vastuuhenkilö, joka hoitaa hallituksen viestintää, esimerkiksi osakkaiden suuntaan.

Näiden vinkkien myötä toivotan hyvää toimikautta uusille hallituksille!