Pöytäkirjasta ja sen tarkastamisesta

27.3.2017

Yhtiökokoussesonki on nyt kuumimmillaan. Taloyhtiöissä valmistaudutaan ehkä vuoden tärkeimpään tapahtumaan, jossa päätetään jokaisen osakkeenomistajan kannalta olennaisen tärkeistä asioista. Vaikka yhtiössä ei olisi päätettävänä suuria korjaushankkeita, on ainakin ns. yhden kokouksen yhtiöissä käsillä mm. talousarviosta ja vastikkeista päättäminen sekä hallituksen ja tilintarkastajan valinta.Yhtiökokouksen ja tehtyjen päätösten dokumentointi on tärkeää ja ne tulee kirjata kokouksen pöytäkirjaan.

Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirjan laatimisesta vastaa viime kädessä kokouksen puheenjohtaja. Käytännössä pöytäkirjaa pitää usein kokouksen sihteeri. Pöytäkirja on ennen kaikkea päätöspöytäkirja, eli siihen kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Vaikka pöytäkirjaan kirjattaisiinkin kokouksessa käytyjä keskusteluita, täytyy siitä selkeästi käydä ilmi tehdyt päätökset ja mahdollisten äänestysten tulokset. Pöytäkirjaan otetaan tai liitetään kokouksen ääniluettelo.

Pöytäkirjan vakuudeksi sen allekirjoittavat ainakin kokouksen puheenjohtaja ja valitut pöytäkirjantarkastajat. Sihteerin ollessa pöytäkirjan laatija, hän myös tavallisesti sen allekirjoittaa. On syytä huomata, että pöytäkirjantarkastajalla on velvollisuus allekirjoittaa pöytäkirja. Jos sen sisältö ei hänen mielestään vastaa kokouksen kulkua, on hänellä oikeus esittää sen muuttamista siltä osin. Jos kokouksen sihteeri ja viime kädessä puheenjohtaja eivät suostu pöytäkirjaa muuttamaan, on tarkastajan joka tapauksessa allekirjoitettava pöytäkirja. Tässä tilanteessa tarkastajalla on kuitenkin oikeus saada eriävä mielipiteensä kirjattua pöytäkirjaan tai sen liitteeksi.

Pöytäkirjan tulee olla osakkaiden nähtävillä neljän viikon kuluessa kokouksesta isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona. Osakkaalla on myös oikeus saada jäljennös pöytäkirjasta ja sen liitteistä.

Kirjoittaja on Kiinteistöliiton neuvontalakimies.