Mistä osoitteet yhtiökokouskutsuja varten?

26.3.2024

Kaikkien asunto-osakeyhtiöiden on tullut siirtää osakeluettelonsa ylläpito Maanmittauslaitokselle vuoden 2023 loppuun mennessä. Kiireisimmän yhtiökokouskauden ollessa ovella, on syytä käydä läpi, mistä ja miten osoitteet kutsuja varten nykyisin saadaan ja missä tilanteissa osakkaan tulee ilmoittaa yhteystietojensa muutoksesta Maanmittauslaitokselle.

Osoitteet haetaan huoneistotietojärjestelmästä

Ennen osakeluettelon siirtoa osoitteet yhtiökokouskutsuja varten saatiin isännöintijärjestelmästä tai yhtiön itse muulla tavoin ylläpitämästä osoiterekisteristä. Osakeluettelon ylläpidon siirron jälkeen tulee taloyhtiön lain mukaan käyttää yhtiökokouskutsujen lähettämiseen huoneistotietojärjestelmässä olevia osakkaiden yhteystietoja.

Jos yhtiöllä on käytössään isännöintijärjestelmä, haetaan yhteystiedot yleensä huoneistotietojärjestelmän ja isännöintijärjestelmän välisen rajapinnan kautta suoraan isännöintijärjestelmään. Jos yhtiöllä ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, haetaan huoneistotietojärjestelmästä ”osakkaiden yhteystiedot” -lista, josta käy ilmi myös osakkaiden kutsujen toimittamista varten mahdollisesti ilmoittamat sähköpostiosoitteet.

Osakeluetteloon merkittyjen osakkaiden osoitteet ja yhtiökokouskutsujen toimittamista varten yhtiölle ilmoitetut sähköpostiosoitteet on alkujaan tallennettu huoneistotietojärjestelmään osakeluettelon siirron yhteydessä. Jos osakkaan yhteystiedot eivät ole osakeluettelon ylläpidon siirron jälkeen muuttuneet, ei osakkaan tarvitse tehdä mitään, ja yhtiökokouskutsu tulee perille samaan osoitteeseen kuten ennenkin.

Mikäli osakkaan tiedot ovat muuttuneet

Jos osakkaan yhteystiedoissa on kuitenkin tapahtunut muutoksia osakeluettelon siirron jälkeen, ei isännöitsijä tai muu taloyhtiön edustaja voi enää päivittää osakkaan muuttuneita osoitetietoja huoneistotietojärjestelmään, vaan osakkaan tulee itse huolehtia muuttuneiden yhteystietojensa ilmoittamisesta Maanmittauslaitokselle.

Osakkaiden postiosoitteet päivittyvät pääsääntöisesti automaattisesti väestötietojärjestelmästä suoraan huoneistotietojärjestelmään. Jos osakas siis ilmoittaa muuttuneen osoitteensa väestötietojärjestelmään, päivittyy se lähtökohtaisesti samalla huoneistotietojärjestelmään, eikä erillistä ilmoitusta Maanmittauslaitokselle tarvitse tällöin tehdä. Osakkaan on ilmoitettava postiosoitteensa muutoksesta Maanmittauslaitokselle ainoastaan, mikäli hän haluaa kutsut osoitteeseen, joka poikkeaa väestötietojärjestelmässä olevasta osoitteesta, tai jos osakkaalla ei ole suomalaista henkilötunnusta tai kyse on jakamattoman kuolinpesän osakkaiden osoitteista.

Jos osakas on ilmoittanut kutsujen toimittamista varten sähköpostiosoitteen ja kyseinen osoite muuttuu, on osakkaan ilmoitettava uusi sähköpostiosoitteensa aina Maanmittauslaitokselle, jotta kutsu löytää jatkossakin oikeaan osoitteeseen.

Osakas voi ilmoittaa yhteystietojensa muutoksesta Maanmittauslaitokselle tämän linkin takaa löytyvän lomakkeen avulla. Osakehuoneiston omistajan yhteystietojen muutoksen rekisteröinnissä on hieman ruuhkaa, ja muutoksen rekisteröinnissä kestää tämänhetkisen tiedon mukaan 2–3 päivää.