Osakkaiden informointi hallituksen päätöksistä ja yhtiön sopimuksista

21.10.2019

Kuulen neuvonnassa usein kysymyksiä siitä, onko osakkaalla oikeus saada nähtäväkseen esimerkiksi asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirjoja ja sopimuksia. Osakas ymmärrettävästi haluaa saada tietoa yhtiön asioista, omistaahan hän sen osakkeita. Hallituksen päätettäväksi jää usein, miten ja missä muodossa se antaa osakkaille tietoa.

Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole säännöksiä hallituksen kokouspöytäkirjojen julkisuudesta. Kuitenkin lain mukaan osakkaalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen osakkeisiinsa perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta. Hallitus on siis velvollinen antamaan osakkaalle tiedon osakasta koskevasta päätöksestään. Osakkaan pyytäessä tieto on annettava kirjallisena, mutta tämä on suositeltavaa muutoinkin. Hallitus voi kuitenkin päättää, antaako se osakkaalle kokouspöytäkirjan, pöytäkirjanotteen vai esimerkiksi erillisen kirjallisen ilmoituksen, josta tehty päätös ilmenee. Suositeltavaa on, että hallitus viestii yhtiössä oma-aloitteisesti ja avoimesti tekemistään päätöksistä, jotta osakkaat saavat tietoa yhtiön asioista. Tiedottamisessa täytyy kuitenkin ottaa huomioon osakkaiden henkilötietojen ja yksityisyyden suoja. Hallitus ei tietenkään saa julkaista muille osakkaille sellaisia asiakirjoja, joista käy ilmi osakkaan elämää ja yksityisyyttä koskevia tietoja.

Yhtiön tekemien palvelusopimusten osalta asunto-osakeyhtiölaissa ei ole lainkaan säännöksiä. Suositeltavaa ja monesti yhtiönkin edun mukaista on, että yhtiö ilmoittaa osakkaille palvelusopimusten pääasiallisen sisällön, tai jos sopimuksesta ollaan päättämässä yhtiökokouksessa, tarjousten pääasiallisen sisällön. Sopimusten sisällön tunteminen helpottaa myös sen valvontaa, toimivatko yhtiön hankkimat palvelut (kuten esimerkiksi huolto- ja siivouspalvelut) sovitun mukaisesti. Osakkaalla ei ole lakisääteistä oikeutta saada nähtäväkseen yhtiön sopimuksia. Sopimusten keskeisen sisällön voi ilmoittaa osakkaille muullakin tavoin kuin jakamalla osakkaille varsinaisen sopimusasiakirjan. Jos yhtiö päättää antaa sopimusasiakirjan osakkaille nähtäväksi, on kuitenkin ensin tarkastettava, sisältävätkö se sopimuskumppanin liikesalaisuuksia koskevia tietoja. Jos sopimuksista käy ilmi liikesalaisuuksia, niitä ei saa ilmaista osakkaille.