Osakeluettelot ajan tasalle!

8.5.2020

Osakeluettelon siirtopalvelu on avattu 23.4.2020. Palvelu on suunnattu ensisijaisesti niille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Palveluun kirjaudutaan osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolta.

Isännöintijärjestelmää käyttävien taloyhtiöiden kannattaa tehdä osakeluettelon siirto vasta sen jälkeen, kun osakeluettelon tiedot pystytään siirtämään isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään.

Ennen osakeluettelon ylläpidon siirtämistä asunto-osakeyhtiön kannattaa joka tapauksessa pyrkiä saattamaan yhtiön osakeluettelo mahdollisimman hyvin ajan tasalle. Jos yhtiössä tiedetään olevan keskeneräisiä osakeluettelomerkintöjä jonkun tai joidenkin huoneistojen osalta, yhtiöiden kannattaa motivoida kyseisten huoneistojen osakkaita toimittamaan kaikki puuttuvat asiakirjat, jotta osakeluettelomerkintä pystytään tekemään ja osakeluettelo pystytään ajan tasalle saattamaan.

Tätä asiakokonaisuutta käsitteli myös Verohallinnon 28.4. julkaisema uutinen Isännöitsijä – tarkista osakkaan varainsiirtovero ennen siirtymistä huoneistotietojärjestelmään.

Uutinen on laadittu vanhentuneen varainsiirtoveron näkökulmasta. Osakeluetteloa ajan tasalle saatettaessa tulee olla erittäin huolellinen ja huomioida sekin, että aina merkinnän keskeneräisyys ei johdu puuttuvasta varainsiirtoveron maksua koskevasta selvityksestä. Merkintä voi olla keskeneräinen esimerkiksi siksi, että uusi omistaja ei ole toimittanut yhtiölle kopiota osakekirjasta ja sen asianmukaisesta siirtomerkinnästä tai perintöoikeudellisen saannon osalta merkintä voi olla keskeneräinen siksi, että ei ole toimitettu selvitystä esimerkiksi testamentin lainvoimaisuudesta jne.

Osa näkee isännöintijärjestelmästä syyn sille, miksi jonkun huoneiston osalta merkintä on keskeneräinen ja miksi ja milloin alustava osakeluettelomerkintä on tehty. Osa taas ei näe syytä tai alustavan merkinnän päivämäärää.

Niissäkin tilanteissa, joissa isännöintijärjestelmästä pystytään toteamaan huoneiston keskeneräisen merkinnän johtuvan juuri siitä, että selvitystä varainsiirtoveron maksusta ei ole yhtiölle toimitettu, Kiinteistöliitto kehottaa isännöitsijöitä ja hallituksia erityiseen huolellisuuteen osakeluetteloita ajan tasalle saatettaessa.

Jos osakas toimittaa luotettavan selvityksen saannostaan eli jos motivointi toimii ja osakas esittää kaikki asiakirjat, isännöitsijä pystyy normaaliin tapaan toteamaan, että hänellä on riittävä asiakirjaselvitys osakeluettelomerkinnän tekemiseksi. Näissä tilanteissa asia on luonnollisesti kunnossa.

Jos sen sijaan keskeneräisiä alustavia osakeluettelomerkintöjä muutetaan virallisiksi osakeluettelomerkinnöiksi pyytämättä osakkaalta lisäselvitystä, täytyy muutosta tehtäessä olla aivan varma siitä, että merkinnän keskeneräisyys on johtunut yksistään ja varmuudella nyt jo vanhentuneesta varainsiirtoverosta. Ainakin tilanteissa, joissa käytetyn asunnon osakkeista on tehty kaupat 1.11.2014 tai sen jälkeen sekä tilanteissa, joissa uuden asunnon hallintaan oikeuttavien osakkeiden omistusoikeus on siirtynyt 1.11.2014 tai sen jälkeen, voidaan olla varmoja siitä, että varainsiirtovero ei ole vielä vanhentunut.