Osakeluettelon siirtopalvelu avautuu lokakuussa

9.9.2019

Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle vuoden 2022 loppuun mennessä. Sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu avautuu lokakuussa ja helpottaa ja nopeuttaa siirron tekemistä. Siirtopalvelu tarjoaa yhtiölle esitäytettyjä tietoja yhtiöstä, sen huoneistoista ja osakkaista. Siirtopalvelusta hyötyvät erityisesti sellaiset pienet yhtiöt, joiden käytössä ei ole isännöintijärjestelmää.

Päätöksen osakeluettelon siirtämisestä tekee yhtiön hallitus. Osakeluetteloa siirrettäessä tulee tarkistaa, että siirrettävät tiedot (huoneistojen, osakeryhmien ja hallintaoikeuden osalta) vastaavat yhtiön yhtiöjärjestystä. Muutoinkin osakeluettelon ylläpidon siirto tulee tehdä huolellisesti. Esitäytetyt tiedot on tarkistettava ja tarvittaessa täydennettävä sekä virheelliset tiedot korjattava.

Ilmoitettavia tietoja ovat muun muassa: kaikki yhtiön osakkeet osakeryhmittäin, huoneistot, joiden hallintaan osakkeet tuottavat oikeuden, osakkeenomistajien nimet, osoitteet ja syntymäajat. Jos osakkaina on oikeushenkilöitä, ilmoitetaan kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon oikeushenkilö on merkitty. Yhtiön tulee myös ilmoittaa, sisältyykö sen yhtiöjärjestykseen vaihdannanrajoituslauseke, kuten esimerkiksi lunastuspykälä. Jos osakas on ilmoittanut taloyhtiölle sähköpostiosoitteen tai muita tietoliikenneyhteyksiä yhtiökokouskutsun toimittamista varten, tulee yhtiön ilmoittaa myös nämä tiedot Maanmittauslaitokselle.

Myöhemmin, jos osakkaan osoite, yhtiökokouskutsun toimittamista varten ilmoittama sähköpostiosoite tai tietoliikenneyhteys muuttuvat osakeluettelon siirron jälkeen, osakkaan tulee ilmoittaa uusi yhteystietonsa Maanmittauslaitokselle. Ilmoituksen tekeminen on tärkeää, jotta osakas saa jatkossakin esimerkiksi kutsun yhtiökokoukseen asianmukaisesti. Maanmittauslaitos merkitsee uudet yhteystiedot osakehuoneistorekisteriin ja taloyhtiö lähettää kokouskutsut näiden rekisterissä olevien osoitetietojen perusteella.

Jos isännöitsijän käytössä on isännöintijärjestelmä, osakeluettelon tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmässä. Näitä isännöintijärjestelmän tietoja voidaan hyödyntää osakeluetteloa siirrettäessä. Niinpä isännöintijärjestelmää hyödyntävien yhtiöiden kannattaakin siirron osalta odottaa, että myös rajapinta osakehuoneistorekisterin ja isännöintijärjestelmien välille valmistuu. Maanmittauslaitos tarjoaa rajapinnan isännöintijärjestelmiin arvioidusti loppuvuonna 2019.

Kun taloyhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle, yhtiön vastuu osakeluettelon ylläpidosta päättyy. Uudet omistajat eivät siis enää siirron jälkeen pyydä osakeluettelomerkintää yhtiöltä.