Osakas – näin valmistaudut huoneistotietojärjestelmään

18.4.2019

Yksi keskeinen keskustelunaihe tämän vuoden alusta lähtien asunto-osakeyhtiömaailmassa on ollut huoneistotietojärjestelmä. Merkittävin muutos yhtiöille on osakeluettelon ylläpidon siirtyminen Maanmittauslaitokselle, kun yhtiön hallitus päätöksen siirrosta tekee. Sen jälkeen pallo siirtyy osakkaille eli osakkaat luopuvat paperisista osakekirjoistaan mm. kun omistusoikeus osakkeen osalta siirtyy uudelle osakkaalle tai vapaaehtoisesti. Mitä osakkaan on hyvä huomioida jo etukäteen eli ennen kuin osakeluettelon siirto tapahtuu?

Osakkaan kannattaa varmistaa, että osakeluettelomerkintä on hänen osaltaan kunnossa jo ennen kuin yhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Asunto-osakeyhtiölain mukaan uusi osakas merkitään osakeluetteloon, kun hän esittää saannostaan luotettavan selvityksen. Luotettavaan selvitykseen liittyen osakkaan tulee esittää muun muassa selvitys siitä, että mahdollinen varainsiirtovero on suoritettu. Laki ei aseta osakkaalle mitään takarajaa osakeluettelomerkinnän hakemiselle ja aika saattaakin joskus venyä todella pitkäksi ja tulla eteen esimerkiksi vasta siinä vaiheessa, kun osakas myy huoneistonsa eteenpäin.

Tyypillisimmin osakeluettelomerkintä jää varmasti tekemättä esimerkiksi kuolinpesätilanteissa johtuen mm. osakkaiden haluttomuudesta toimittaa luotettavaa selvitystä kuten peru- ja perinnönjakokirjaa isännöitsijälle, jolloin osakeluettelomerkintää ei voi puutteellisen selvityksen vuoksi tehdä. Nämä asiakirjat ovat kuitenkin isännöitsijän pidettävä salassa eli isännöitsijällä ei ole oikeutta jakaa niitä ulkopuolisille. Näin ollen kuolinpesän osakkaat voivat toimittaa tarvittavat asiakirjat huoletta isännöitsijälle, jotta osakeluettelomerkintä saadaan kuntoon. 

Toinen tilanne, jossa osakeluettelomerkintä näyttää jäävän tekemättä on, kun osakas ei ole syystä tai toisesta toimittanut selvitystä mahdollisen varainsiirtoveron maksamisesta. Yhtiö ei voi tehdä osakeluettelomerkintää ilman tätä selvitystä, sillä viime kädessä yhtiö joutuu vastuuseen maksamattomasta verosta, mikäli luettelomerkintä tehdään ilman selvitystä veron maksusta.  

Loppuvuodesta 2019 avautuu yhtiöille mahdollisuus siirtää osakeluettelonsa ylläpito Maanmittauslaitokselle. Mikäli yhtiön tiedossa on, että osakeluettelossa oleva omistajatieto ei ole oikea, jätetään tämän huoneiston osalta omistajatieto kokonaan tyhjäksi. Siirron jälkeen osakas esittää luotettavan selvityksen Maanmittauslaitokselle, ei enää yhtiölle. Mikäli monet yhtiöt siirtävät osakeluettelon ylläpidon yhtä aikaa, on luonnollista, että osakkaiden puutteellisten selvitysten läpikäyminen Maanmittauslaitoksessa vie oman aikansa. Maanmittauslaitos perii kirjaamisesta maksun, kun taas ennen osakeluettelon ylläpidon siirtoa on merkinnän tekeminen osakkaalle maksutonta. Näin ollen suositankin, että ne osakkaat, joiden osalta osakeluettelomerkintä on puutteellinen, kääntyvät oman yhtiönsä puoleen ja toimittavat puuttuvat selvitykset ennen kuin yhtiö tekee päätöksen osakeluettelonsa ylläpidon siirrosta.