Läsnäolo-oikeus hallituksen kokouksessa

6.6.2022

Kevään kokousrumba on hyvässä vauhdissa niin yhtiökokouksien kuin myös hallituksien kokouksien tiimoilta. Hallituksen kokouksia järjestettäessä jäsenistölle nouseekin usein esille erilaisia tilanteita, missä eri sidosryhmien osallistuminen ja läsnäolo kokouksessa herättävät kysymyksiä. Lähtökohtaisesti hallitukseen valituilla varsinaisilla jäsenillä on oikeus osallistua ja olla läsnä hallituksen kokouksessa, sikäli kun eivät ole esteellisiä käsittelemään esityslistan mukaista asiaa.

Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen eli jäsen ei voi käyttää asiamiestä tai valtuutettua edustamaan itseään hallituksen kokouksessa. Kyseessä on huomattava ero yhtiökokoukseen, missä asiamiehen käyttö on varsin laajasti sallittu toimintapa. Hallitus voi poikkeuksellisesti sallia avustajan käytön hallituksen kokouksessa, jos se on tarpeen apua tarvitsevan jäsenen tehtävien hoitamiseksi. Tällöinkin jäsenen on oltava itse henkilökohtaisesti kokouksessa läsnä.

Hallituksen varajäsenillä ei ole automaattisesti läsnäolo-oikeutta kokouksissa, mutta hallitus voi varajäsenien läsnäolon poikkeuksellisesti sallia. Tämä onkin suositeltavaa, sillä säännöllisen läsnäolon sallimisella varajäsenet ovat paremmin informoituja hallituksen käsittelemistä asioista ja siirtymä varajäsenen paikalta varsinaiseksi jäseneksi vaatii vähemmän perehtymistä varsinaisen jäsenen tehtäviin. Varajäsenestä tulee varsinainen jäsen yleisimmin hallituksen jäsenen eroamisen takia. Hallitus voi sallia myös poikkeuksellisesti ulkoisten asiantuntijoiden läsnäolon kokouksissa. Tämä onkin suositeltavaa tilanteissa, missä käsiteltävänä oleva asia edellyttää erityistä osaamista kuten esimerkiksi rakennusteknistä ymmärrystä.

Isännöitsijällä on lain mukaan oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa ja käyttää siellä puhevaltaa. Tämä oikeus ei kuitenkaan ole absoluuttinen vaan hallitus voi tietyissä tilanteissa harkintansa mukaan kieltää isännöitsijän läsnäolon kokouksessa. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole, jos isännöitsijä on itse hallituksen varsinainen jäsen.