#kynätpois – ajatuksia sähköisestä allekirjoittamisesta ja pöytäkirjojen digitoinnista taloyhtiöissä

29.5.2020

Joukko kiinteistö- ja rakentamisalan toimijoita on haastanut itsensä sähköiseen allekirjoittamiseen lanseeraamalla #kynätpois-haasteen. Kiinteistöliitto on haasteessa mukana ja olemme ottaneet käyttöön sähköisen allekirjoittamisen SignSpace-palvelun. Suosittelemme sähköistä allekirjoittamista kaikille organisaatioille, myös taloyhtiöille! Sähköinen allekirjoitus vapauttaa resursseja ja tehostaa toimintaa. Paperia ja postitus- tai muita lähettämiseen liittyviä kuluja säästyy, allekirjoitusprosessiin liittyvästä ajankäytöstä puhumattakaan.

Sähköisen allekirjoittamisen taustalla on ajatus asiakirjojen sähköisestä arkistoinnista.  Taloyhtiön toiminta-aikana kertyy valtava määrä dokumentaatiota erilaisten sopimusten, pöytäkirjojen, laskujen kuittien ja viestinnänkin muodossa. Voidaanko esim. alkuperäiset pöytäkirjat laittaa kaikilta osin silppuriin ja siirtyä sähköiseen arkistoon?

Kiinteistöliiton neuvontatyössä kohtaamme usein esimerkiksi kunnossapitoon ja muutostöihin liittyviä tilanteita, joissa joudutaan palaamaan kymmeniä vuosia sitten päätettyihin asioihin. Päätöstieto on kriittistä ja kirjallinen aineisto muodostaa esimerkiksi riitatilanteissa ratkaisun avaimeksi nousevan todistelun. Jos yhtiöltä ei päätösaineistoa missään muodossa löydy, uhkaa moni erimielisyys koitua yhtiön vahingoksi.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla koko yhtiön olemassaolon ajan. Toiminnan loputtuakin pöytäkirjat on säilytettävä vähintään kirjanpitoaineiston säilyttämistä vastaavan ajan.

Suosittelemme säilyttämään alkuperäiset paperiset pöytäkirjat. Sähköinen pöytäkirja-aineisto toimii perinteisen paperiarkiston rinnalla erinomaisesti, mutta pelkkään sähköiseen arkistoon nojautumisessa on riskinsä. Avautuuko ja millaisin ponnistuksin tämän päivän sähköinen dokumentti myös tulevaisuudessa?

Tieto, sen omistaminen ja hallinta on taloyhtiöille kriittinen kysymys. Taloyhtiökentällä ollaan hyvin usein isännöinnin tietojärjestelmien ja arkistointipalvelun varassa. Ilmiö on poikkeava verrattuna vaikkapa institutionaalisiin kiinteistösijoittajiin, joilla on usein käytössään omat kiinteistötietohallintajärjestelmänsä, joita palveluntuottajat liittyvät käyttämään. Tieto ja sen säilyminen on tällöin paremmin kiinteistönomistajan kontrollissa.

Tietojen omistamiseen, hallintaan ja sähköisen arkistoinnin mahdollisuuksiin kannattaa taloyhtiöissä kiinnittää erityistä huomiota jo isännöintipalveluja hankittaessa. Samalla hallitusten on hyvä käydä tarkoin harkinta siitä, miltä osin alkuperäisen paperiarkiston säilyttämiselle on edelleen perusteensa. Säilynyt tieto ja sujuva tiedonsiirto on sekä asunto-osakeyhtiön että isännöinnin etu.