Kokouskutsut matkaan ajoissa!
25.4.2017
Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous tulee järjestää kuuden kuukauden kuluessa yhtiön tilikauden päättymisestä. Useimmissa yhtiöissä tämä tarkoittaa sitä, että yhtiökokous on järjestettävä kesäkuun loppuun mennessä. Yhtiökokousaika on siis juuri nyt kuumimmillaan. Kutsu yhtiökokoukseen on lain mukaan lähetettävä aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä vapaasti kutsujen lähettämisajasta lain määräaikojen sisällä.
Kokouskutsut tulee lain mukaan lähettää osakkaille kirjallisesti. Yhtiöjärjestyksessä voi kuitenkin olla lisämääräyksiä yhtiökokouskutsun lähettämistapaan liittyen. Yhtiöjärjestyksessä saattaa olla esimerkiksi vaatimus siitä, että kutsut on lähetettävä todisteellisesti. Todisteellisella lähettämisellä tarkoitetaan normaalisti kirjattua kirjettä. Kokouskutsut voidaan kuitenkin aina lähettää sähköpostitse sellaisille osakkaille, jotka ovat luovuttaneet sähköpostiosoitteensa yhtiölle tätä tarkoitusta varten.
Yhtiöjärjestyksessä on voitu myös määrätä kutsun julkaisemisesta yhtiön ilmoitustaululla tai sanomalehdessä. Tällaiset kokouskutsun julkaisemista koskevat yhtiöjärjestysmääräykset kuitenkin ainoastaan täydentävät lain vaatimusta kirjallisen kutsun lähettämisestä.
Tällä viikolla on uutisoitu postilähetysten olleen myöhässä jopa yli kaksi viikkoa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos kokouskutsu lähetetään ainoastaan kirjeitse vasta kahta viikkoa ennen kokousta, eikä kutsun julkaisemiselle ole asetettu yhtiöjärjestyksessä mitään lisävaatimuksia, saavat osakkaat pahimmassa tapauksessa kutsun vasta kokouksen jälkeen. Yhtiö on kuitenkin tällöin täyttänyt lain mukaisen velvoitteensa yhtiökokouksen koolle kutsumisen suhteen ja kokous on lähtökohtaisesti laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen. Paikalla kokouksessa saattaa olla ainoastaan isännöitsijä ja hallituksen jäseniä. Lisätään mausteeksi skenaarioon vielä se, että kokouksessa on määrä päättää suuresta korjausrakentamishankkeesta, kuten putkiremontista. Soppa on valmis.
Yhtiön kannattaa siis lähettää kokouskutsut hyvissä ajoin ja viestiä osakkaille jo ennen kutsujen lähettämistä tulevasta yhtiökokouksesta.
Kirjoittaja on Kiinteistöliiton lakimies.
