Isännöitsijä taloyhtiön kukkarolla – toimiohjeita väärinkäytöstä epäiltäessä

31.5.2023

Viime vuosien varrella on uutisoitu useista valitettavista tapauksista, joissa taloyhtiö on joutunut isännöitsijän taloudellisen väärinkäytöksen uhriksi. Taloyhtiöiden tileiltä on kadonnut rahaa joko toisen taloyhtiön kulujen tai isännöitsijän omien hankintojen rahoittamiseksi. Rikoksentekijöitä on tuomittu näistä väärinkäytöksistä rangaistuksiin ja jopa liiketoimintakieltoihin. Taloyhtiöiden taloudellisia menetyksiä on voitu käsitellä rikosprosessien yhteydessä asianomistajan korvausvaateina. Osassa tapauksia rikosprosessia ei ole käynnistetty lainkaan vaan vahingonkorvausvastuut on käsitelty isännöintiyrityksen kanssa sovinnollisesti tai isännöintiyritystä vastaan nostetussa vahingonkorvausoikeudenkäynnissä.

Mihin toimiin hallituksen kannattaa ryhtyä, jos vakavampaa taloudellista väärinkäytöstä koskeva epäily ilmenee? Suositeltavat ensitoimet pitävät mielestäni sisällään muun muassa seuraavia toimenpiteitä:

1)    Hallituksen tulee kokoontua välittömästi. Kokouksen kutsuu koolle hallituksen puheenjohtaja. Jos pj on estynyt, voi hallituksen jäsen kutsua kokouksen koolle, jos enemmistö hallituksen jäsenistä hyväksyy koollekutsumisen. 

2)    Hallituksen kokouksessa on päätettävä työnjako tarpeellisten toimenpiteiden suhteen. Tehdyt päätökset tulee kirjata pöytäkirjaan. Vaikka hallituksen kokouspöytäkirja on yleensä päätöspöytäkirja, näinkin poikkeuksellisessa tilanteessa kannatta kirjata pöytäkirjaan myös perusteluja vastaisen varalle. 

3)    Hallituksen on tärkeä keskittyä ensi vaiheessa toimiin, joilla estetään vahinkojen laajentuminen ja lisävahinkojen syntyminen.

4)    Isännöintiyritykseen on oltava välittömästi yhteydessä ja vaadittava vahinkoja rajaavia toimenpiteitä. Taloyhtiön on pidätettävä myös oikeus vaatimusten esittämiseen. Alustava reklamaatio kannattaa toimittaa isännöintiyritykselle myös kirjallisesti ja todistettavasti. Reklamaatiota tulee tarkentaa tilannekuvan täsmentyessä ja vahinkojen selvittyä. 

5)    Väärinkäytöksestä epäillyltä tulee poistaa taloyhtiön edustusoikeus ja tilinkäyttöoikeudet viivytyksettä. Käytännössä tämä edellyttää hallitukselta isännöitsijän erottamista koskevan päätöksen tekoa ja päätöstä tilinkäyttövaltuuksien poistamisesta. Isännöitsijän erottaminen on kirjattava viipymättä kaupparekisteriin. Pöytäkirjanote tilinkäyttöoikeuksien poistamisesta on toimitettava pankille mitä pikimmin. Isännöitsijän vaihdoksesta on ilmoitettava myös taloyhtiön merkittävimmille sopimuskumppaneille viivytyksettä.

6)    Väärinkäytösepäily antaa ainakin lähtökohtaisesti aiheen vaatia henkilöisännöitsijän vaihdosta isännöintiyritykseltä. Toisinaan perusteita on koko isännöintiyrityksen vaihtamiselle. Hallituksella on päätösvalta isännöintiyrityksen kilpailuttamisesta. Päätettäessä isännöintisopimus irtisanomalla tai purkamalla, on noudatettava isännöintisopimuksessa sovittuja ehtoja.

7)    Uuden isännöinnin kilpailutus vie aikaa. Hallituksen tulee varustautua huolehtimaan isännöitsijän tehtävistä sillä ajalla, kun taloyhtiöllä ei ole isännöitsijää.  Taloyhtiö voi hätäratkaisuna joutua hankkimaan tarvitsemiaan palveluja väliaikaiselta palveluntuottajalta.  

8)    Väärinkäytösepäilyn selvittäminen ja tekijän vastuuseen saattaminen edellyttää tietoa tapahtuneesta ja tarvittavan näytön hankkimista vaatimusten tueksi. Monesti suositeltavaa on selvittää väärinkäytöksiä teettämällä vapaaehtoinen erityinen tarkastus tilintarkastustaustaisella toimijalla. Tästä kannattaa tehdä yhtiökokouksessa enemmistöpäätös. 

9)    Taloyhtiö tulee tarvitsemaan todennäköisesti myös asianajajaa asian hoitamisessa. Kiinteistövakuutuksen oikeusturvaehdot on hyvä selvittää pikimmiten.

10)    Hallituksen on tärkeä huolehtia tiedottamisesta yhtiön osakkaille tarpeellisessa laajuudessa. Viestinnässä kannattaa varmuuden varalta välttää leimaavaa sävyä. Neutraalilla tiedottamisella hallituksen jäsenet voivat pyrkiä välttymään joutumasta itse rikostutkinnan kohteeksi. 

Väärinkäytöstilanteisiin liittyen voi herätä ajatus siitä, tekikö tilaisuus varkaan. Joissakin tapauksissa kyllä. Taloyhtiön asioista kartalla oleva ja isännöintiä asianmukaisesti valvova hallitus ennaltaehkäisee osaltaan väärinkäytösten syntyä. Onneksi yhä useampi taloyhtiön hallitus ottaa työnsä tosissaan ja huolehtii mm. tulojen ja menojen säännöllisestä seurannasta, vähintään satunnaisista kuittitarkastuksista sekä laskujen sähköisistä hyväksymiskäytännöistä.

Tehtyä tekoa ei kannata painaa villaisella, vaikka isännöintiyritys taloyhtiön menetyksen korvaisikin. Taloyhtiön tulee aina tehdä esitutkintapyyntö poliisille. Tekijän tuomitseminen tulee julkiseksi ja auttaa katkaisemaan mahdollisesti useampaan taloyhtiöön kohdistuvia väärinkäytöskierteitä.