Isännöintipalvelun hankinnan lähtökohdat

27.9.2022

Isännöintipalvelun kilpailutus voi tulla ajankohtaiseksi useasta eri syystä. Isännöitsijän valinta kuuluu asunto-osakeyhtiön hallituksen tehtäviin. Taloyhtiöiden tilanteet poikkeavat toisistaan esimerkiksi yhtiön iän, sijainnin ja korjaustarpeiden osalta. Taloyhtiöiden erilaisista tilanteista johtuen niiden tarpeet isännöintipalvelujen suhteen ovat hyvin erilaisia, mikä on hyvä ottaa huomioon palveluja hankittaessa.

Ennen isännöintipalvelun kilpailutusta hallituksen on suositeltavaa pysähtyä ajattelemaan taloyhtiön tilannetta ja palveluntarvetta. Esimerkiksi uudiskohteen tilanne on aivan toisenlainen kuin sellaisen vanhan yhtiön, jossa on tulossa suuria korjaushankkeita. Tärkeää on siis arvioida, minkälaista isännöintipalvelua ja osaamista taloyhtiössä tarvitaan ja halutaan.

Jos taloyhtiölle on laadittu strategia, hallitus voi käyttää sitä apunaan yhtiön palvelutarpeiden määrittämisessä. Suositeltavaa onkin, että taloyhtiöllä on yhtiökokouksen päättämä strategia, joka on käytännössä tiivis kuvaus taloyhtiön tilanteesta ja kehittämistarpeista. Strategia ilmentää osakkaiden tahtotilaa asumisen tason, yhtiön ominaisuuksien ja palvelujen sekä tärkeimpien kehitystarpeiden ja keinojen osalta. Hallitus voi käyttää taloyhtiön tarpeiden arvioinnissa ja tarjouspyynnön laadinnan apuna myös isännöintitehtäväluetteloa.

Palveluja hankittaessa on hyvä ajatella taloyhtiön tarpeiden ja hinnan lisäksi myös palvelun laatua. Ennen tarjouspyyntöjen laatimista hallituksen onkin suositeltavaa ajatella, mitä odotuksia hallituksella on palvelun laadun suhteen ja minkälaista palvelun laatua osakkaat odottavat.  Samoin on suositeltavaa hahmotella, korostuvatko laatuodotukset joidenkin isännöitsijän palvelujen tai tehtävien osalta erityisesti. Mahdolliset laatua koskevat kriteerit on suositeltavaa kirjata jo tarjouspyyntöön.