Huoneistotietojärjestelmä tulee vähitellen tutuksi

10.2.2020

Reilu vuosi on kulunut huoneistotietolain voimaantulosta. Kaikki viime vuonna perustetut ja uudemmat asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Kun vanhempien yhtiöiden siirtäminen huoneistotietojärjestelmään on viivästynyt, on järjestelmä vielä monille vieras.

Vie aikaa, että uusi järjestelmä tulee kaikille tutuksi. Sitä odotellessa on ilmennyt hämmentäviä asioita. Yksi merkittävä uudistus on, että lain voimaantulon jälkeen perustetuille yhtiöille ei enää paineta paperisia osakekirjoja. Osakekirjan on näissä yhtiöissä korvannut sähköinen omistajamerkintä Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä osakehuoneistorekisterissä. Tässä ei itsessään ole mitään hämmentävää – hämmentävää on sen sijaan se, että ainakin jonkun uuden asunto-osakeyhtiön osalta osakekirjat on kaikesta huolimatta menty painattamaan. Täysin hukkaan heitettyä rahaa jokainen painattamiseen käytetty euro! Herää myös kysymys, eikö tieto osakekirjojen tarpeettomuudesta ollut saavuttanut turvapainoa?

Ennen vuotta 2019 perustetuissa yhtiöissä tulee olemaan osakekirjoja vielä pitkään. Osakas (tai käytännössä useimmiten osakekauppaa lainoittanut pankki osakkaan valtuuttamana) hakee osakekirjan mitätöintiä ja omistuksen merkitsemistä sähköiseen osakehuoneistorekisteriin - mutta tämä on mahdollista vasta sen jälkeen, kun kyseinen asunto-osakeyhtiö on ensin siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Silti sekin on jo nähty, että pankki oli toimittanut kaupan jälkeen osakekirjan Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi, vaikka kyseinen yhtiö ei vielä ollut osakeluettelon siirtoa tehnyt. Tapaus saa miettimään, kauankohan aikaa menee, ennen kun uudistus on kaikille tuttu, kun näin keskeistä uudistukseen liittyvää asiaa ei tässä vaiheessa vielä edes kaikissa pankeissa tunneta.

Vanhassa asunto-osakeyhtiössä osakeluettelon siirtämisestä Maanmittauslaitokselle päättää yhtiön hallitus. Sen jälkeen, kun siirto on tehty, hallituksen tulee viipymättä ilmoittaa siirrosta yhtiön osakkaille. Jotta epäselvyyksiä ei syntyisi, vuoden 2019 alusta lukien myös isännöitsijäntodistukseen on pitänyt merkitä, kuuluuko yhtiön osakkeet osakehuoneistorekisteriin. Samoin on pitänyt merkitä, kuuluuko myös se osakeryhmä, josta isännöitsijäntodistus annetaan, osakehuoneistorekisteriin. Tiedon molempien osalta voi siis tarkistaa isännöitsijäntodistuksesta ja toki ne voi tarkistaa myös yhtiöstä ja Maanmittauslaitoksesta.

Pieni joukko vanhoja yhtiöitä on jo ehtinyt osakeluettelon siirron tehdä. Näiden yhtiöiden osalta on ollut hämmentävää kuulla, miten useampikin osakas on lähettänyt paperisia osakekirjojaan Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi tavallisena postina. Valitettavasti posti ei aina löydä perille. Osakekirjan häviämisestä seuraa osakkaalle vähintään paljon ylimääräistä vaivaa. Kannattaa muistaa, että asunto-osakeyhtiön osakekirja on arvopaperi. Jos osakekirja häviää, omistaja joutuu hakemaan osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudesta. Jos osakekirja on hävinnyt, rekisteröinti osakehuoneistorekisteriin onnistuu vasta, kun tuomioistuimesta on saatu osakekirjan kuolettamispäätös.

Kun rajapinnat isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmän välille valmistuvat, vanhat yhtiöt alkavat suuremmissa määrin siirtää osakeluetteloita Maanmittauslaitokselle. Uskon, että siinä vaiheessa järjestelmä vähitellen tulee tutuksi kaikille.