Huomio viestintään myös yhtiökokousten välillä

15.8.2018

Hyvä tiedonkulku on taloyhtiön hyvän hallinnon kulmakiviä. Avoimen ja suunnitelmallisen viestinnän avulla voidaan ehkäistä epäselvyyksiä ja parantaa yhtiön toimintaa. Taloyhtiöissä sattuu ja tapahtuu usein myös yhtiökokousten välisenä aikana. Niinpä viisaassa taloyhtiössä on suunniteltu viestintäkäytännöt myös tälle ajalle.

Taloyhtiön suunnitelmallinen viestintä asumisviihtyvyyteen, asumiskustannuksiin, turvallisuuteen ja osakkeiden arvoon vaikuttavista asioista on tärkeää, jotta osakkaat ja asukkaat voivat huomioida ne omassa toiminnassaan. Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositukseen on koottu suosituksia taloyhtiön viestintään liittyen. Yhtiön hallinnon hyvänä käytäntönä pidetään viestintää osakkaille ja asukkaille säännöllisesti ja aina silloin, kun taloyhtiössä on tapahtunut tai on odotettavissa jotain merkittävää. Hallituksen ja isännöitsijän onkin tärkeää sopia etukäteen siitä, miten ja mitä kanavia käyttäen tilikauden aikainen osakas- ja asukasviestintä toteutetaan ja kuka vastaa viestinnästä. Myös poikkeustilanteiden viestinnän suunnittelu on tärkeää.

Suositeltavia osakkaille viestittäviä asioita ovat esimerkiksi yhtiön taloustilanteeseen liittyvät olennaiset muutokset, mutta myös tieto siitä, ettei taloudessa ole tapahtunut olennaisia, asumismenoja kasvattavia muutoksia.  Keskeistä on viestiä osakkaille ja asukkaille muun muassa huoneiston käytön ja asumisen pelisäännöistä kuten kunnossapitovastuun jakautumisesta ja järjestyssäännöistä, asumiseen ja huoneistojen käyttöön vaikuttavien yhtiön palvelusopimusten ja hallituksen tekemien päätösten keskeisestä sisällöstä, taloyhtiön kunnosta ja korjaushankkeista sekä ilkivallasta ja poikkeuksellisista tapahtumista. Laajojen korjaushankkeiden viestintä on syytä suunnitella erikseen.

On huomattava, että myös osakkailla on velvollisuuksia ilmoittaa yhtiölle havaitsemistaan puutteellisuuksista ja korjaustarpeista yhtiön kunnossapitovastuulla olevissa osissa. Yhtiön onkin epäselvyyksien ehkäisemiseksi suositeltavaa säännöllisesti informoida osakkaita tästä heidän velvoitteestaan ja sen täyttämisen hyödyistä. Samassa yhteydessä on suositeltavaa kertoa myös, miten ja kenelle ilmoitukset kyseisessä yhtiössä tehdään.

Lisätietoja taloyhtiön suositeltavista viestintäkäytännöistä