Harkiten hyvä tulee – huomioita sähköisen omistajamerkinnän hakemiseen liittyen
19.9.2023
Juuri nyt siirretään yhä kiihtyvällä tahdilla yhtiöiden osakeluetteloiden ylläpitoa Maanmittauslaitokselle. Tämä syksy onkin osakeluetteloiden siirtojen osalta kaikkein kiireisintä aikaa. Samaan aikaan osakkaat ovat ryhtyneet hakemaan sähköisiä omistajamerkintöjä ja paperisten osakekirjojen mitätöintiä. Muutos tuo mukanaan paljon uusia asioita ja uutta opeteltavaa meille kaikille.
Huoneistotietojärjestelmä ja osakekirjojen muuttaminen sähköiseksi ovat saaneet viime päivinä runsaasti palstatilaa, kun Taloussanomissa ja Helsingin Sanomissa julkaistiin laajat jutut aiheesta. Hyvä, että julkaistiin! Muutama kohta kirjoituksissa kaipaa kuitenkin mielestäni täsmennystä.
Taloussanomien jutussa uutisoitiin uuden omistajan kohtaamista yllättävistä käytännön ongelmista, jotka ovat seurausta siitä, kun osakasoikeuksia ei vielä ole. Olisi ollut hyvä samalla kertoa, että ongelmiin on olemassa jossain määrin ratkaisujakin. Niistä myöhemmin. Kuten jutussa kerrottiin, lueteltujen ongelmien aiheuttaja on viive sähköisen omistuksen kirjaamisessa. Vaikka kirjaamista haettaisiin heti asuntokaupan jälkeen, käsittelyn todettiin voivan kestää jopa 9 viikkoa.
Ellei omistaja ole vaihtunut, hakemuksella ei ole kiire
Ellei omistaja ole vaihtunut, sähköisen omistajamerkinnän hakemisella ei ole kiire, eivätkä Taloussanomissa mainitut ongelmatkaan koske ”vanhoja” osakkeenomistajia. Nyt palvelu ja rekisteröinti ruuhkaantuvat osittain turhaan hakemuksista, joiden hoitamiseen olisi runsaasti aikaa. Jos omistaja ei ole vaihtunut, osakekirjan mitätöinnille ja sähköisen omistajamerkinnän hakemiselle on aikaa 10 vuotta siitä, kun yhtiö on osakeluettelon ylläpidon siirtänyt.
Uutena asiana käsittelyajat on nyt ilmoitettu erikseen niiden hakemusten osalta, joissa omistaja on vaihtunut ja niiden osalta, joissa ei ole omistajanvaihdosta. Eli omistajanvaihdostilanteita ryhdytään priorisoimaan kirjaamishakemusten käsittelyssä, mikä on hyvä asia. Positiivista, verrattuna aiemmin mainittuun 9 viikon viiveeseen, on myös se, että keskimääräiseksi rekisteröinnin käsittelyajaksi omistajanvaihdosten osalta on ilmoitettu 3–4 viikkoa.
Kolmesta neljään viikkoon on sekin pitkä aika odottaa silloin, kun haluaisi osakkeiden uutena omistajana aloittaa remontin huoneistossaan tai haluaisi päästä yhtiökokoukseen äänestämään käsiteltävänä olevista tärkeistä asioista. Tilanteeseen voidaan varautua ennalta siten, että myyjä valtuuttaa kaupanteon yhteydessä ostajan esimerkiksi hakemaan yhtiöltä muutostyölupaa ja edustamaan huoneistoa yhtiökokouksessa aikana, jona sähköistä omistajamerkintää ei vielä ole ehditty Maanmittauslaitoksessa tehdä.
Kuka sähköistä omistajamerkintää hakee
Kun mietitään, kuka sähköistä omistajamerkintää hakee, on sillä merkitystä, kenen hallussa osakekirja on. Jos osakekirja on lainan vakuutena, osakas ei itse voi paperista osakekirjaa Maanmittauslaitokselle toimittaa. Sen sijaan silloin, kun osakekirja on osakkaan hallussa, sähköistä omistajamerkintää pystyy hakemaan itse. Ellei omistaja ole vaihtunut, on toivottavaa, että tämä tapahtuu hieman myöhemmin, kun pahimmat ruuhkat on ehditty Maanmittauslaitoksessa purkaa.
Jos sähköistä omistajamerkintää hakee itse, yksi vaihtoehto on viedä osakekirja ja hakemuslomake Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelupisteeseen. Tähän liittyen Helsingin Sanomien jutussa kerrottiin, että asiakaspalvelupisteet ovat ruuhkautuneet viime aikoina. Ruuhkan vuoksi Maanmittauslaitoksen huoneistoasioista vastaava johtaja Janne Murtoniemi suositteli hakemuslomakkeen ja paperisen osakekirjan toimittamista postitse, asiakaspalvelupisteeseen viemisen sijaan. Jutussa oli todettu, että kirjeen voi halutessaan kirjata, mutta pakollista se ei ole.
Kiinteistöliitto suosittelee käyttämään postivakuutettua lähetystä
Kiinteistöliitto on tästä edellä mainitusta toimitustapaa koskevasta ohjeesta vahvasti eri mieltä! Emme suosittele osakkaita lähettämään osakekirjoja Maanmittauslaitokselle postitse tavallisena kirjeenä, emmekä edes kirjattuna kirjeenä. Vaikka riski kirjeitse lähetyn osakekirjan katoamisesta on pieni, pitää muistaa, että osakekirja on arvopaperi. Jos se katoaa, kadonnut osakekirja on kuoletettava käräjäoikeudessa.
Kuolettamiseen menee aikaa ja asian hoitamisesta syntyy osakkaalle kustannuksia. Posti ei korvaa vahinkoa, jos osakekirja oli lähetetty tavallisena kirjeenä tai kirjattuna kirjeenä. Jos osakekirjan ja hakemuslomakkeen postittaa, tulee lähetysmuodoksi valita postivakuutettu lähetys.
Virpi Hienonen
Kirjoittaja on Kiinteistöliiton johtava lakiasiantuntija.
