Hallitus, nyt on aika tehdä päätös osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään

22.5.2023

Kaikkien ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden pitää siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Toukokuun alkuun mennessä osakeluettelonsa oli siirtänyt lähes 20 prosenttia taloyhtiöistä. Tämä tarkoittaa, että noin 80 prosenttia yhtiöistä ei ole osakeluettelon siirtoa vielä toteuttanut.

Olen lakineuvonnassamme huomannut, että osakeluettelon siirtämiseen liittyy yhä vääriä mielikuvia, jotka saattavat viivästyttää tai estää osakeluettelon siirron toteuttamisen taloyhtiöissä. Pieni kertaus asiassa lienee siis paikallaan.

Hallituksen tulee tehdä päätös osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään. Osakeluetteloa siirtäessä tulee olla tiedossa hallituksen kokouksen päivämäärä, jona päätös siirrosta tehtiin.

Osakeluettelon siirron voi tehdä kaupparekisteriin ilmoitettu taloyhtiön isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen jäsen tai isännöintiyrityksen muu työntekijä voi tehdä osakeluettelon siirron, mikäli hänelle on annettu suomi.fi:ssä valtuutus osakeluettelon siirtoon. Valtuutuksen voi antaa se, jolla on yhtiöjärjestyksen mukaan nimenkirjoitusoikeus yhtiössä. Osakeluettelon siirto tehdään kerralla koko yhtiön osalta, eli hallitus tai isännöitsijä ei voi vaatia, että jokaisen huoneiston tulisi toteuttaa osakeluettelon siirto itsenäisesti oman huoneistonsa osalta.

Jos yhtiöllä on käytössään isännöintijärjestelmä, toteutetaan osakeluettelon ylläpidon siirto yleensä siirtotiedostoa käyttäen isännöintijärjestelmän kautta. Mikäli yhtiöllä ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, osakeluettelo siirretään osakeluettelon siirtopalvelussa. Siirtopalvelu ja ohjeita osakeluettelon siirtoon löytyy osoitteesta www.osakehuoneistorekisteri.fi

Osakeluettelon siirrossa ei tarvita osakekirjoja. Se, että jonkun osakkaan osakekirja on kadonnut tai pankissa lainan vakuutena, ei estä osakeluettelon siirtoa. Myöskään se, että yhtiöjärjestyksessä on lakimuutosten myötä vanhentuneita kohtia, kuten ulkomaalaislauseke tms., ei estä osakeluettelon siirtoa. Olennaista on, että yhtiöjärjestys on huoneistoselitelmän osalta oikein.

Jos taloyhtiöllä ei ole tietoa jonkun osakehuoneiston todellisesta omistajasta, ei sekään estä osakeluettelon siirtoa. Taloyhtiön ei tarvitse esimerkiksi oma-aloitteisesti alkaa selvittää, kuka jonkin huoneiston on perinyt, jos asiasta ei ole ilmoitettu yhtiölle ja esitetty asianmukaista saantoselvitystä osakeluettelomerkinnän tekemiseksi. Taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään tiedon kunkin huoneiston viimeisestä osakeluetteloon merkitystä huoneiston omistajasta.  

Kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, vastaa osakeluettelon ylläpidosta jatkossa Maanmittauslaitos. Osakeluettelon siirrosta on tiedotettava osakkaille viipymättä, koska taloyhtiön kuuluminen huoneistotietojärjestelmään aiheuttaa muutoksia sekä taloyhtiön että osakkaiden toimintaan. Maanmittauslaitos on julkaissut esitteen, joka voidaan antaa osakkaille samalla, kun ilmoitetaan heille osakeluettelon ylläpidon siirrosta.