Hallitus, aika ottaa uusi yhtiökokoussääntely haltuun

6.9.2022

Kiinteistöliiton tutkimusten mukaan erilaiset hybridikokoukset ovat korona-aikana lyöneet läpi etenkin kasvukeskusten taloyhtiöissä. Vaikka kaikissa taloyhtiöissä etäosallistamisen keinot eivät ole toistaiseksi kannatusta saaneetkaan, on muistettava, että voimassa oleva laki on laki ja sitä on noudatettava. Yhtiökokousten järjestämisessä on huomioitava 11.7.2022 voimaan tullut lakimuutos.

Hallitus käytännössä päättää, missä muodossa yhtiökokous pidetään, huomioiden mahdolliset yhtiöjärjestysmääräykset. Perinteisen, kokouspaikalla tapahtuvan yhtiökokouksen järjestämistä harkitessaan hallituksen on nykyisin oltava yli 30 osakehuoneiston yhtiöissä tarkkana. 1/10 osakekannasta omistavilla on nimittäin oikeus vaatia etäosallistumisoikeutta yhtiökokoukseen. Oikeutta on vaadittava hallitukselta kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Pienemmissä yhtiöissä velvollisuutta etäosallistumisen järjestämiseen ei ole, vaan hallitus voi vapaaehtoisesti päättää hybridikokouksesta. Etäosallistuminen voi tapahtua postin, tietoliikenneyhteyden tai teknisen apuvälineen avulla. Hallitus valitsee yhtiölle ja asialle sopivimman etäosallistumisen keinon.  

Voimassa oleva asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa jopa etäkokouksen eli pelkän virtuaalikokouksen pidon. Etäkokouksen pitämiseksi on yhtiön yhtiöjärjestystä kuitenkin ensin muutettava mahdollistamaan etäkokouksen pito. Tälle muutokselle on saatava lähtökohtaisesti 2/3 määräenemmistön kannatus.  Etäkokouksia käyttöönottavissa yhtiöissä on myös huomioitava osakasvähemmistön suoja. 1/10 osakekannasta omistavilla on oikeus vaatia osallistumista yhtiökokoukseen perinteisellä kokouspaikalla. Oikeutta on vaadittava kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että se voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Tätä osakasvähemmistön oikeutta ei ole sidottu yhtiön kokoon, eli se koskee kaiken kokoisia taloyhtiöitä.

Lakimuutos toi mukanaan muitakin muutoksia yhtiökokoussääntelyyn. Vähintään 30 osakehuoneiston yhtiö voi ottaa sitovan ennakkoilmoittautumisen käyttöön tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla tapahtuvan osallistumisen osalta. Edellytyksenä on, että ennakkoilmoittautumisen sitovuudesta ilmoitetaan kokouskutsussa. Muissakin tilanteissa ja pienemmissä yhtiöissä ennakkoilmoittautumista voidaan käyttää, mutta se on laadultaan ohjeellinen.

Lisäksi yhtiökokouksen puheenjohtajalle on säädetty oikeus päättää yhtiökokouksen keskeyttämisestä ja jatkamisesta neljän viikon kuluessa. Puheenjohtajan keskeytysoikeus liittyy yhtiön tietoliikenneyhteyden tai yhtiön kokouksen järjestämiseen käyttämän muun teknisen apuvälineen toimintahäiriöihin. Keskeytys ja mahdollinen jatkamisen ajankohta ja osallistumiseen mahdollisesti tarvittava uusi tekninen toteutus on saatettava hyvissä ajoin ennen kokouksen jatkamista niiden osakkeenomistajien tietoon, joilla oli oikeus osallistua kokoukseen keskeytyshetkellä. Ensisijaisesti yhtiökokouksen keskeyttämisestä kannattaa pyrkiä päättämään yhtiökokouksen enemmistöpäätöksin. Puheenjohtajan keskeytysoikeutta tulisi käyttää viimesijaisesti.

Huomionarvoista on, että lainsäädäntöratkaisu jätettiin tässä vaiheessa tarkoituksella maltilliseksi ja lainsäätäjä jäi tarkkailemaan sääntelyn vaikutuksia. Digitaalisten palvelujen roolin ja digivalmiuksien jatkuvasti vahvistuessa on kuitenkin ennakoitavissa, että lainsäätäjän kanta pelkkiin perinteisiin fyysisiin yhtiökokouksiin tulee tiukkenemaan. Juuri nyt on paras hetki ottaa muuttunut sääntely haltuun ja ryhtyä pitämään yhtiökokouksia hybridinä - vapaaehtoisesti!