Hallituksen päätöksenteko loma-aikana

1.7.2019

Viime päivinä neuvontaan on tullut tiedusteluja koskien hallitustyöskentelyä loma-aikana. Kesäisin myös taloyhtiön hallitus lomailee ja kokoontuu vain tarvittaessa. Hallitukselta voidaan kuitenkin toisinaan vaatia nopeaa päätöksentekoa jonkin yksittäisen asian osalta. Miten asiassa tulisi toimia, jos suurin osa hallituksen jäsenistä on ulkomailla tai mökkeilemässä, eikä hallitusta saada nopeasti kutsuttua koolle päättämään asiasta?

Hallituksen kokous voidaan tällaisessa tilanteessa järjestää esimerkiksi puhelinkokouksena tai videoyhteyden avulla. Päätös voidaan tehdä myös sähköpostin välityksellä, jos kaikilla hallituksen jäsenillä on käytössään sähköposti. Lähtökohtaisesti kaikille hallituksen jäsenille tulee varata tilaisuus osallistua päätöksentekoon. Jos varsinaisia jäseniä ei tavoiteta, on osallistumismahdollisuus varattava mahdollisille varajäsenille. Mikäli yhtiöjärjestyksessä on hallituksen päätöksentekoa koskevia määräyksiä, on myös näitä noudatettava.

Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 3 §:ssä on säädetty menettelystä silloin, kun hallitus tekee päätöksen varsinaista kokousta pitämättä. Hallituksen päätös on tällöinkin kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouspöytäkirjasta AOYL 7 luvun 6 §:ssä säädetään. Kirjaaminen voidaan toteuttaa tekemällä päätöksestä oma pöytäkirjansa tai kirjaamalla päätös seuraavan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. Kirjauksesta tulee käydä ilmi, mitä on päätetty ja milloin, ketkä päätöksentekoon ovat osallistuneet sekä se, millä päätöksentekotavalla päätös on tehty.