Hallituksen päätöksenteko kesäloma-aikaan

6.7.2015

Kesäaikaan voi taloyhtiön hallitukselle ilmaantua yhtäkkinen tilanne, jossa hallituksen pitäisi päättää esimerkiksi kunnossapitotoimesta, mutta iso osa hallituksen jäsenistä on lähtenyt mökille tai ulkomaille nauttimaan kesälomasta. Tällöin voi olla hankalaa saada hallitusta kutsuttua koolle hallituksen kokoukseen päättämään asiasta. Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa näitä tilanteita ajatellen hallituksen päätöksenteon kokousta pitämättä.

Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 3 §:n mukaisesti on hallituksen mahdollista tehdä päätöksiä kokousta pitämättä. Mitään erityisiä muotovaatimuksia ei tällaiselle muulle päätöksentekomenettelylle ole asetettu, mutta lähtökohtana voidaan pitää, että kaikille hallituksen jäsenille annetaan mahdollisuus osallistua päätöksentekoon. Jos varsinaisia jäseniä ei tavoiteta, on varajäsenille annettava mahdollisuus osallistua päätöksentekoon.  Lisäksi on noudatettava mahdollisia yhtiöjärjestykseen kirjattuja päätöksentekomääräyksiä.

Itse päätös voidaan tehdä esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihdon kautta tai niin sanotussa puhelinkokouksessa. Mainitulla tavalla tehty päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä kuten hallituksen kokouspöytäkirjasta on säädetty. Kirjaaminen on mahdollista toteuttaa joko kirjaamalla päätös seuraavan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan tai tekemällä päätöksestä oma pöytäkirjansa. Kirjaamistavasta huolimatta ilmi olisi käytävä ainakin: mitä on päätetty ja milloin, ketkä ovat osallistuneet päätöksentekoon ja millä päätöksentekotavalla päätös on tehty.

Mikään ei toisaalta estä sitäkään, että osalle hallituksen jäsenistä järjestetään mahdollisuus osallistua hallituksen kokoukseen teknisen apuvälineen, esimerkiksi etäyhteyden, kautta. Kiireinen kesä ei siten estä hallituksen tehokasta työskentelyä.