Ethän tee pöytäkirjasta vahingossa kaikille julkista

26.10.2015

Syyskuun (2015) alusta maistraattien asunto-osakeyhtiötehtävät siirtyivät PRH:lle ja siten myös asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestysmuutokset on käsitelty syyskuusta lukien PRH:ssa. Yhtiöjärjestysmuutoksen tekeminen ei vielä onnistu sähköisesti, mutta palvelu on kehitteillä ja avataan ensi keväänä. Asunto-osakeyhtiön perustamisen, vastuuhenkilötietojen muutoksen ja osoite- ja muiden yhteystietojen muutoksen voi tehdä jo nyt sähköisesti PRH:n ja Verohallinnon yhteisessä YTJ-asiointipalvelussa

Kun ilmoitat uuden hallituksen, hallituksen puheenjohtajan, isännöitsijän tai tilintarkastajan tietoja kaupparekisteriin, palvelu ohjaa muutoksen tekemistä. Aluksi voit tarkistaa yhtiön voimassaolevat hallitus- ja muut toimielintiedot. Tietojen ilmoittaminen etenee vaiheittain. Palvelu myös tarkistaa, että ilmoittamiesi henkilöiden henkilötunnukset ovat oikein ja hallituksen jäsenten lukumäärä vastaa yhtiöjärjestysmääräystä. Sähköiseen ilmoitukseen on liitettävä sen kokouksen pöytäkirja, jossa henkilövalinta on tehty. Täten hallituksen ja tilintarkastajan tietoja ilmoitettaessa on ilmoitukseen liitettävä ohjeen mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja. Vastaavasti uutta isännöitsijää ilmoitettaessa, on ilmoitukseen liitettävä ohjeen mukaan hallituksen kokouksen pöytäkirja.

Liiteasiakirjoista kuten pöytäkirjoista kannattaa kuitenkin aina poistaa henkilötunnusten tunnusosat ja henkilöiden kotiosoitteet. Tarkemmat yksilöintitiedot kaupparekisteriin merkittävistä henkilöistä tuleekin aina ilmoittaa erillisellä henkilötietolomakkeella, joka ei ole julkinen asiakirja. Kannattaa muutoinkin huomioida, että vaikka palvelu ohjeistaakin liittämään muutosilmoitukseen pöytäkirjan, myös pöytäkirjan ote (josta henkilövalinta käy ilmi) riittää PRH:lle. Kun liität kyseistä henkilövalintaa koskevan pöytäkirjan otteen, et tule vahingossa tehneeksi koko pöytäkirjasta kaikille julkista asiakirjaa. Liitteet ovat nimittäin julkisia!

Muutosten ilmoittamiseen verkossa kannustaa nopeamman käsittelyajan lisäksi se, että hinta on hieman edullisempi kuin paperi-ilmoituksella. Tarkemmat ohjeet ilmoittamiseen löydät www.prh.fi-sivuilta ja lisätietoja saa myös Kaupparekisterin neuvonnasta, p. 029 509 5900.