Ennakkokysely apuna yhtiökokouksen etäjärjestelyissä

20.1.2022

Nyt eletään taas sitä aikaa vuodesta, kun yhtiöiden tilinpäätökset valmistuvat ja hallitukset alkavat käsitellä niitä kokouksissaan. Tässä yhteydessä tulee luonnollisesti eteen myös varsinaisen yhtiökokouksen suunnittelu. Ennen koronaa yhtiökokoukset järjestettiin pääsääntöisesti ”perinteisinä” fyysisinä kokouksina. Viimeisen vajaan kahden vuoden aikana kokouskäytäntöihin on kuitenkin tullut paljon muutoksia ja erilaiset etäosallistumismuodot ovat varmasti tulleet jäädäkseen.

Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa etäosallistumisen yhtiökokoukseen, mikäli yhtiöjärjestyksessä etäosallistumista ei ole erikseen kielletty ja hallitus päättää etäosallistumismahdollisuuden tarjoamisesta. Etäosallistuminen jakaantuu karkeasti kahteen vaihtoehtoon, osakkaan ns. ennakkokannan ilmoittamiseen postitse (tai sähköpostilla) tai reaaliaikaiseen osallistumiseen teknisen välineen (esim. Teams) avulla.

Mikäli hallituksessa päätetään, että yhtiökokoukseen on mahdollista osallistua postitse ennakkokanta antamalla, niin tällöin osakkaat ovat varsin sidottuja hallituksen esityksiin, joita voi lähtökohtaisesti joko kannattaa tai vastustaa. Hyvä esimerkki on hallituksen valinta, jonka osalta on esimerkiksi ehdotettu, että nykyinen hallitus jatkaa ja osakas voi tätä ehdotusta kannattaa tai vastustaa. Mikäli osakas osallistuu postitse yhtiökokoukseen, niin hänen on hyvin vaikea tällöin esimerkiksi ehdottaa itseään hallitukseen, mikäli osakas olisi kiinnostunut hallitustyöskentelystä.

Yksi osakkaiden osallistamiskeino onkin vapaamuotoisen ennakkokyselyn toteuttaminen ennen kuin varsinaiset yhtiökokouskutsut lähetetään. Laissa ei ole mainintoja ennakkokyselystä. Hallitus voi käyttää ennakkokyselyä eräänlaisena työkaluna, jolla kartoitetaan esimerkiksi sitä, että onko osakkaiden keskuudessa halukkaita hallitukseen. Ennakkokysely on hyvä työkalu etenkin silloin, jos yhtiössä on ollut ongelmia saada riittävää määrää henkilöitä hallitukseen. Vastausten perusteella voidaan kokouskutsu laatia siten, että hallituksen valintaa koskevassa kohdassa osakkaat pääsevät vastauslomakkeella valitsemaan yhtiölle hallitusta kaikkien halukkaiden keskuudesta.

Lisää tietoa etäosallistumisesta postitse yhtiökokoukseen