Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokousmenettely – paikan päällä, etänä vai hybridinä?

23.5.2022

Monissa asunto-osakeyhtiöissä uunituore hallitus on parhaillaan aloittelemassa hallituskauttansa. Kun hallituksen kokousmenettely on varsin vapaamuotoista, kannattaa hallituksen jäsenten sopia heti järjestäytymiskokouksessa pelisäännöt kokousmenettelylle.

Kokoustapaa valittaessa tulee huomioida asunto-osakeyhtiölain säännös, jonka mukaan päätöksiä ei voida tehdä, mikäli kaikille hallituksen jäsenille ei ole mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn. Kokoustapaa valittaessa tulee siis huolehtia siitä, ettei kukaan jää päätöksenteon ulkopuolelle siksi, ettei hän pysty käyttämään esimerkiksi kokousvälineeksi valittua ohjelmistoa. Mikäli esteitä etäyhteyden hyödyntämiselle ei ole, olisi hyvän hallintotavankin mukaista järjestää kokoukseen tarpeen tullen osallistumismahdollisuus sähköisesti kokouspaikan ulkopuolelta. Vaikka hallituskausi olisi jo käynnissä, eikä etäkokouksista olisi sovittu hallituskauden alkaessa, voidaan etäosallistumismahdollisuudesta sopia kesken hallituskauden.  

Kokousten toteuttamistapoja on monia. Hallituksen jäsenet voivat ensinnäkin päättää perinteiseen tapaan siitä, että hallitus kokoontuu fyysisesti sovittuun paikkaan pitämään kokousta. Kun usein fyysinen läsnäolo ei ole tarpeellista, voidaan sopia myös siitä, että kaikki osallistuvat kokoukseen haluamastansa paikasta etäyhteyden avustuksella. Tälle ei ole lain mukaan estettä, sillä hallituksen kokoukselle ei tarvitse ilmoittaa fyysistä kokouspaikkaa. Etäkokous voidaan toteuttaa esimerkiksi puhelinkokouksena, sähköpostikokouksena tai reaaliaikaisesti videokeskustelun välityksellä. Näiden lisäksi vaihtoehtona on hybriditoteutus, jossa jokainen valitsee itse, osallistuuko kokoukseen fyysisessä kokouspaikassa vai käyttääkö mahdollisuutta osallistua kokoukseen etänä. Oli kokoustapa mikä tahansa, ei tule unohtaa pöytäkirjan laatimista, sillä se tulee asunto-osakeyhtiölain mukaan laatia jokaisesta hallituksen kokouksesta.

Etäosallistumismahdollisuus kannattaa ottaa käyttöön ennakkoluulottomasti, sillä joustavalla kokousmenettelyllä voidaan saavuttaa monia hyötyjä. Mietitään esimerkiksi tilannetta, jossa yhtiön tulee kokoontua kiireellisesti tekemään päätös, mutta joku hallituksen jäsenistä on lomamatkalla, eikä sen vuoksi pääsisi fyysisesti osallistumaan kokoukseen. Jotta hallituksen päätösvaltaisuutta tai varajäsenten kutsumista ei tarvitsisi murehtia, voi hallitus mahdollistaa lomailevan jäsenen osallistumisen kokoukseen etäyhteyden välityksellä. Etäosallistumismahdollisuudella hallitukseen on lisäksi mahdollista saada osaavaa hallitusväkeä esimerkiksi toisella paikkakunnalla asuvasta osakkaasta, joka ei muutoin fyysisen etäisyyden vuoksi pääsisi osallistumaan kokouksiin. Tämä voi olla avuksi erityisesti niissä yhtiöissä, joissa hallitukseen on haastavaa löytää innostuneita jäseniä.