Ajoissa yhtiökokouskutsun kanssa

28.2.2020

Yhtiökokouskausi lähestyy kevään tullen. Kokouskutsun toimittamisen kanssa kannattaa toimia huolellisesti, eikä taloyhtiön kannata ottaa turhia riskejä moitekanteen nostamisen suhteen. Yhtiökokouksen ajankohta kannattaa ilmoittaa osakkaille heti, kun hallitus ja isännöitsijä ovat sen päättäneet – näin osakkaat voivat varata ajankohdan kalenteristaan yhtiökokoukseen osallistumiseksi.

Asunto-osakeyhtiölaki sisältää kokouskutsun lähettämistä koskevat säännöt, joita voidaan täydentää yhtiöjärjestyksellä. Kutsu yhtiökokoukseen on lain mukaan lähetettävä aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä kahden kuukauden määräaikaa voidaan lyhentää ja kahden viikon määräaikaa pidentää. Yhtiö vastaa siitä, että kutsut on lähetetty ajoissa.

Yhtiökokouskutsut on lain mukaan toimitettava jokaiselle osakkaalle kirjallisesti siihen postiosoitteeseen, joka on yhtiön tiedossa. Osakas on velvollinen ilmoittamaan osoitetietoihinsa liittyvistä muutoksista yhtiölle. Toimittamalla kutsut lain ja yhtiöjärjestyksen edellyttämää määräaikaa noudattaen, on kokous kutsuttu laillisesti koolle postin kuljetukseen liittyvistä ongelmatilanteista huolimatta. Kirjallinen kutsu voidaan pudottaa myös osakkaiden postiluukusta, jos tiedetään osakkaiden asuvan yhtiössä.

Kokouskutsujen toimittaminen on mahdollista myös sähköpostitse. Sähköpostikutsujen yhteydessä on kuitenkin hyvä muistaa, että sähköpostia voidaan käyttää kokouskutsun toimittamiskeinona vain, jos osakkeenomistaja on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle kokouskutsun toimittamista varten. Jos sähköpostiosoite on yhtiön tiedossa muusta syystä, ei kokouskutsua voida siihen lähettää.

Yhtiön kannalta on sitä hyödyllisempää, mitä laajemmin sähköpostikutsua voidaan käyttää. Sähköpostikutsujen osalta kutsujen toimittaminen ei ole enää Postin varassa, vaan kutsujen toimittaminen tapahtuu hetkessä. Tapahtuipa kutsun lähettäminen sitten perinteisen postin tai sähköpostin kautta, ei kokouskutsun lähettämistä kannata jättää viime tippaan, vaan se kannattaa lähettää ajoissa matkaan.