Yhtiökokous
Voiko taloyhtiö edellyttää osakkailta koronapassia yhtiökokouksessa?
(24.11.2021)
Taloyhtiö ei voi edellyttää yhtiökokoukseen osallistumiseksi koronapassia. Koronapassin esittämistä ei voida edellyttää paikoissa, joiden voidaan katsoa olevan lakisääteisten oikeuksien kannalta välttämättömiä ja olennaisia.
Tämä tarkoittaa, että taloyhtiön ei tulisi järjestää yhtiökokousta tilassa, johon paikalle pääsemiseksi edellytetään koronapassia (esim. ravintola).
Miten taloyhtiön kannattaa toimia, jos yhtiökokous on jo kutsuttu koolle ja kokouskutsun lähettämisen jälkeen on selvinnyt, että kokouspaikalle pääseminen edellyttää koronapassia?
(24.11.2021)
Koska koronarajoitukset ovat monella paikkakunnalla astuneet voimaan äkkiä ja yllättäen, voi tilanne olla se, että kokouskutsun lähettämisen jälkeen on tullut voimaan rajoitus, jonka mukaan kokouspaikalle pääseminen edellyttää osakkailta koronapassia.
Mikäli tästä syystä osakas ei pääse osallistumaan kokouspaikalle eikä etäosallistumismahdollisuutta ole järjestetty tai osakas ei halua käyttää etäosallistumisoikeutta, on olemassa riski, että osakas moittii yhtiökokouksen päätöstä. Tässä tilanteessa taloyhtiön kannattaa harkita yhtiökokouksen siirtämistä ja valita paikaksi tila, johon koronapassia ei edellytetä.
Kun kokoontumisrajoitukset eivät koske yhtiökokousta, mitä pitää huomioida yhtiökokousta järjestettäessä?
(19.3.2021)
Vaikka kokoontumisrajoitukset eivät enää koske taloyhtiöiden yhtiökokouksia, on kokouksen järjestäjän huolehdittava tilaisuuden terveysturvallisuudesta tartuntatautilain määräysten mukaisesti.
Tartuntatautilain mukaan yhtiökokousta järjestettäessä taloyhtiön on huolehdittava, että kokoukseen
- osallistujilla on oltava mahdollisuus käsien puhdistamiseen
- osallistujille on annettava riittävän etäisyyden ylläpitämistä, käsien puhdistamista ja muita vastaavia tartuntojen leviämistä estäviä käytänteitä koskevat toimintaohjeet
- osallistujien paikat on sijoitettava turvavälejä noudattaen riittävän etäälle.
Lisäksi tilojen ja pintojen puhdistamista on tehostettava. Tarkempaa tietoa terveysturvallisuudesta löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeesta turvaetäisyyksistä ja hygieniakäytännöistä.
Pitääkö myös mahdollinen AVI:n turvavälipäätös huomioida?
(19.3.2021)
Kyllä, yhtiökokouksen järjestämisessä pitää huomioida AVI:n mahdollinen alueellinen turvavälipäätös. Turvavälipäätöksistä seuraa käytännössä, että yhtiökokous on järjestettävä osallistujamäärään nähden riittävän suuressa tilassa.
Esimerkiksi Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin alueella tällä hetkellä (15.3.-14.4.2021) voimassa olevan turvavälipäätöksen mukaan yhtiökokouksen järjestäjän on varmistettava, että osallistujien välillä toteutuu vähintään kahden metrin turvaväli sisätilassa, jossa oleskelee samanaikaisesti yli 10 henkilöä. Mikäli turvavälejä ei voida turvata, ei kokousta saa järjestää.
Voiko yhtiökokoukseen vaatia ennakkoilmoittautumista?
(5.3.2021)
Pyytää voi, mutta jos joku tulee paikalle ilmoittautumatta, sillä perusteella ei voi kieltää osallistumista tai vaatia poistumaan.
Kiinteistöliitto opastaa, että fyysisellä kokouspaikalla tulee olla ainakin kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja ääntenlaskijat. Miten toimitaan, jos kokous valitsee näihin tehtäviin etäyhteydellä osallistuvat henkilöt, jotka eivät ole kokouspaikalla?
(4.3.2021)
Laki ei määrää tai vaadi, että kokouksen puheenjohtajan, sihteerin tai ääntenlaskijoiden olisi oltava fyysisesti kokouspaikalla. Puheenjohtajan voi olla hankala johtaa kokousta, ellei hän ole fyysisesti paikalla. Mikäli pystytään turvamaan se, että saadaan hoidettua kokous asiallisesti ja laillisesti vaikka valitut kokousvirkailijat ovat etänä, ei ole juridista estettä tälle menettelylle.
Riittääkö yhden osakkaan vaatimus äänestyksen suorittamiseen suljettuna lippuäänestyksenä vai tuleeko sitä vaatia kokouksen enemmistön? Jos äänestystavasta joudutaan äänestämään, niin voidaanko äänestys suorittaa avoimena?
(4.3.2021)
Laista ei tule velvollisuutta järjestää suljettua lippuäänestystä eikä yksittäisellä osakkaalla ole oikeutta sellaista vaatia. Tarvittaessa tehdään päätös kokouksessa siitä, että äänestetään suljetulla lippuäänestyksellä. Mahdollinen äänestystavasta äänestäminen suoritetaan avoimena äänestyksenä. Päätös asiassa tehdään annettujen äänten enemmistöllä.
Kuinka toimitaan, jos osa osakkaista osallistuu kokoukseen etäyhteydellä ja kokous päättää äänestää suljetuin lipuin, mutta käytössä ei ole siihen työkalua? Voivatko paikalla olevat äänestää suljetuin lipuin ja etäyhteydellä äänestävät avoimella äänestyksellä?
(4.3.2021)
Äänestys voidaan toteuttaa näin. Osakkaiden kannalta on reilua tällaisessa tapauksessa mainita kokouskutsussa, että ”mikäli yhtiökokouksessa suoritetaan jostain asiasta äänestys suljetuin lipuin, etäyhteydellä osallistuvat osakkaat voivat äänestää ainoastaan avoimella äänestyksellä”.
Voiko hallitus joutua vahingonkorvausvastuuseen, jos yhtiökokousta ei pidetä määräajassa?
(5.3.2021)
Laissa ei ole säädetty suoraa sanktiota siltä varalta, että yhtiökokousta ei pidetä määräajassa. Toki on mahdollista, että yhtiön johto eli hallitus ja isännöitsijä, voivat joutua vahingonkorvausvastuuseen. Vastuu voi syntyä, jos lakia ja yhtiöjärjestystä rikotaan huolimattomuudella ja siitä aiheutuu osakkaalle vahinkoa.
Koronarajoitukset rajoittavat mahdollisuutta pitää yhtiökokouksia. Jos kokouksen pitäminen on välttämätöntä esimerkiksi vahinkoriskien välttämiseksi, suosittelemme hallituksia ryhtymään toimiin yhtiökokouksen järjestämiseksi määräajassa. Hallituksen tulee perehtyä kokousjärjestelyjen turvallisuutta koskeviin viranomaismääräyksiin ja ohjeisiin sekä hyödyntää etäosallistamisen keinoja kokoukseen läsnä tulevien henkilöiden määrän minimoimiseksi.
Jos kokoontuminen ei kutsun toimittamisen jälkeen olekaan mahdollista tiukentuvien viranomaismääräysten vuoksi, kannattaa yhtiössä vielä selvittää mahdollisuudet päättää asiasta kokousta pitämättä. Mikäli päätöksiä ei näin toimittaessa synny, ei vahingonkorvausvastuuta pitäisi tulkintamme mukaan syntyä.
Hallituksen toimikausi on päättymässä – miten toimitaan, jos korona rajoittaa yhtiökokousten pitoa?
(5.3.2021)
Hallituksen toimikausi päättyy valintaa seuraavan valinnasta päättävän varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä muusta määräaikaisesta tai toistaiseksi jatkuvasta toimikaudesta.
Jos hallituksen toimikausi on päättymässä, suosittelemme, että hallitus päättää kutsua koolle hallituksen vallinnasta päättävän yhtiökokouksen. Hallituksen tulee perehtyä kokousjärjestelyjen turvallisuutta koskeviin viranomaismääräyksiin ja ohjeisiin sekä hyödyntää etäosallistamisen keinoja kokoukseen läsnä tulevien henkilöiden määrän minimoimiseksi.
Jos hallitus ei kutsu kokousta koolle ja hallituksen toimikausi päättyy, on hallituksen jäsenellä oikeus ja myös velvollisuus kutsua yhtiökokous koolle valitsemaan uutta hallitusta. Koolle kutsumisessa tulee huomioida samat asiat kuin edellä tässä vastauksessa on todettu hallituksen päättäessä kokouksen järjestämisestä.
Miten jo koolle kutsuttu yhtiökokous perutaan?
(5.3.2021)
Yhtiökokouksen perumisesta ei ole säännöksiä laissa. Kokous kannattaa perua siten, että mahdollisimman moni saa tiedon kokouksen perumisesta. Ilmoitus kannattaa laittaa yhtiön ilmoitustauluille ja näkyvälle paikalle, esimerkiksi taloyhtiön ala-aulojen oviin sekä toimittaa huoneistoihin. Muualla asuville osakkaille kannattaa lähettää viestiä yhtiökokouksen peruuntumisesta esimerkiksi sähköpostitse tai postitse, jos kokoukseen on vielä sen verran aikaa, että postin voidaan arvella ehtivän ajoissa perille. Peruutuksesta voi ilmoittaa myös puhelimitse. On mahdollista, että ilmoitus ei tavoita kaikkia ja siksi myös kokouspaikan oveen on hyvä laittaa ilmoitus kokouksen peruutumisesta ja siitä, että uusi kokousaika tullaan ilmoittamaan myöhemmin.
Voidaanko pienessä yhtiössä yhtiökokous järjestää kuten ennenkin?
(5.3.2021)
Mikäli kyseessä on niin pienestä yhtiöstä, ettei paikkakunnalla voimassa oleva henkilömäärärajoitus ylity, voidaan kokous pitää. Tällöin on noudatettava ehdottoman tarkasti ja kaikilta osin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön ohjetta turvaetäisyyksistä ja hygieniakäytännöistä. Ohje on päivitetty vastaamaan myös väliaikaisen tartuntatautilain muutoksen mukaisia velvoitteita.
Myös pienille yhtiöille suositellaan, että kokouksissa järjestetään etäyhteydellä aina kun se on mahdollista. On huomioitava, että pelkästään etäkokouksena asunto-osakeyhtiön yhtiökokousta ei kuitenkaan voida järjestää.
Voidaanko yhtiökokous pitää täysin etäkokouksena?
(5.3.2021)
Yhtiökokousta ei voi järjestää kokonaisuudessaan etäkokouksena, vaan aina on järjestettävä myös perinteinen yhtiökokous. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kokouspaikalla voi olla paikalla esimerkiksi vain isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja, joka yleensä toimii yhtiökokouksen puheenjohtajana. Tulee kuitenkin muistaa, että jos muutkin hallituksen jäsenet tai joku osakkaista haluaa osallistua kokoukseen tulemalla henkilökohtaisesti kokouspaikalle, niin hänellä on siihen oikeus. Tämä tulee huomioida jo kokouskutsuja lähetettäessä, eli kokouspaikka tulee edelleen kertoa kutsussa.
Yhtiössämme pitäisi päättää välttämättömästä kosteusvauriokorjauksesta. Kaikki yhtiön osakkaat ovat yksimielisiä. Onko meidän pakko päättää asiasta yhtiökokouksessa?
(5.3.2021)
Ei tarvitse. Yhtiössä voidaan tehdä päätös yhtiökokousta pitämättä, mutta vain jos yhtiön kaikki osakkaat ovat yksimielisiä siitä, että asiasta päätetään kokousta pitämättä ja yksimielisiä myös varsinaisesta päätösasiasta. Päätöksistä tehdään pöytäkirja kuten yhtiökokouksestakin.
Yhtiökokouksen ja hallituksen välistä toimivallanjakoa ajatellen, osa kosteusvauriokorjauksista voidaan päättää myös hallituksessa. Jos yhtiön korjausbudjetti sen mahdollistaa, hallitus voi tehdä päätöksen välttämättömän kosteusvauriokorjauksen käynnistämisestä.
Mitä tehdään, kun osa vanhuksista ei osaa tai halua käyttää etäyhteyksiä tai kun etäyhteyksien käyttäminen on vaikeaa isoissa yhtiöissä?
(5.3.2021)
Jos kokous on välttämätöntä pitää, hallituksen kannattaa valita mahdollisimman helppokäyttöinen tekniikka etäyhteyksiin. Etäosallistuminen voidaan mahdollistaa puhelimitse tai esimerkiksi skype- tai teams-kokoustyökalua käyttäen. Vaihtoehtoisesti hallitus voi päättää, ja ilmoittaa kokouskutsussa, että osallistuminen on mahdollista myös etukäteen sähköpostitse tai postitse. Etäyhteyden valitaan vaikuttaa myös yhtiön koko. Ketään ei voi pakottaa käyttämään etäyhteyttä ja on hyvä muistuttaa osakkaita myös mahdollisuudesta valtuuttaa joku toinen edustamaan itseään.
Kuinka monta henkilöä yhtiökokoukseen pitää vähintään osallistua, jotta kokous on pätevä?
(5.3.2021)
Yhtiökokous on pätevä, jos kokous on asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti koollekutsuttu ja vähintään yksi osakeryhmä on kokouksessa edustettuna. Jotta kokouspöytäkirja saadaan laadittua, olisi hyvä, että kokouksessa olisi paikalla vähintään kaksi henkilöä, joista toinen toimisi kokouksen puheenjohtajana ja samalla myös kokouksen sihteerinä ja toinen valittaisiin pöytäkirjan tarkastajaksi.
Milloin varsinainen kevätyhtiökokous on viimeistään pidettävä?
(5.3.2021)
Yhtiökokous on pidettävä 6 kk sisällä tilikauden päättymisestä. Valtaosalla asunto-osakeyhtiöistä tilikausi on kalenterivuosi ja näissä yhtiöissä yhtiökokous on siis pidettävä viimeistään kesäkuun aikana.
Eduskunta hyväksyi 2020 koronavirusepidemiasta johtuen 1.5.2020 voimaan tulleen poikkeuslain, ja viime vuonna asunto-osakeyhtiöt saivat pitää 30.9.2019-31.3.2020 päättyneen tilikauden jälkeen pidettävän varsinaisen yhtiökokouksensa syyskuun 2020 loppuun mennessä. Sama poikkeuslaki on voimassa myös vuonna 2021.
Kuka päättää, pidetäänkö yhtiökokous vai ei?
(5.3.2021)
Hallitus päättää yhtiökokouksen koollekutsumisesta. On siis hallituksen päätettävissä, milloin yhtiökokous pidetään ja mitä etäosallistumismahdollisuuksia otetaan käyttöön. Hallituksen kannattaa miettiä yhdessä isännöitsijän kanssa, miten kokousjärjestelyt ja etäosallistumismahdollisuus sujuvimmin hoidetaan.
Olen koronakaranteenissa. Haluan kuitenkin osallistua yhtiökokoukseen. Miten se on mahdollista?
(5.3.2021)
Yhtiökokoukseen osallistuminen on mahdollista etäyhteydellä, jos kokouskutsussa on etäyhteysmahdollisuus huomioitu. Toinen vaihtoehto on valtuuttaa joku toinen käyttämään äänioikeutta puolestasi.
Jos etäosallistuminen yhtiökokoukseen halutaan toteuttaa postitse, miten tämä käytännössä toteutetaan?
(5.3.2021)
Etäosallistumisoikeuden mahdollistaminen postitse vaatii sen, että kaikista käsiteltävistä asioista on selkeät hallituksen päätösehdotukset, joita voi joko kannattaa tai vastustaa.
Onko yhtiöllä velvollisuus järjestää karanteenissa oleville osakkailleen tietokone, jotta he voivat osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyttä käyttäen?
(5.3.2021)
Asunto-osakeyhtiöllä ei ole velvollisuutta järjestää tietokoneita karanteenissa oleville osakkaille.
Jos etäkokouksessa tapahtuu ääntenlaskuvirhe, voiko moitekanne menestyä?
(5.3.2021)
Osakkeenomistaja voi moittia yhtiökokouksen päätöstä. Moittiminen tapahtuu nostamalla moitekanne käräjäoikeudessa kolmen kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta. Moitekanne voi menestyä vain, jos ääntenlaskussa tapahtunut virhe on vaikuttanut päätöksen sisältöön. Moitekanneoikeudenkäynteihin liittyy merkittäviä oikeudenkäyntikuluihin liittyviä riskejä.