Etäosallistuminen postitse tai sähköpostilla yhtiökokoukseen
Tämä on Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton yhdessä laatima havainnollistava esimerkki etäosallistumisesta postin tai sähköpostin välityksellä varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Esimerkkiliitteen hyödyntäminen tapahtuu käyttäjän vastuulla. Liitteen yhteensopivuus yhtiön tilanteeseen kannattaa varmistaa asiantuntijalta.
Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 § sääntelee varsinaisessa yhtiökokouksessa esitettäviä ja päätettäviä asioita.
Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 17 § sääntelee etäosallistumisen mahdollisuuksia.
Hallitus voi määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta postin tai sähköpostin välityksellä, jos yhtiöjärjestys ei tätä estä. Edellytyksenä menettelyn käyttämiselle on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.
Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen postin välityksellä on mainittava yhtiökokouskutsussa.
Huomioitavia asioita
Esimerkki muodostuu kahdesta osasta; kokouskutsusta ja osakkaan täytettävästä vastausosasta, jolla osakas ilmoittaa kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin ennen yhtiökokousta.
Osakkaita kannattaa ohjeistaa palauttamaan vastausosa, jossa osakas ilmoittaa etukäteen kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä tiettyyn kellonaikaan mennessä. Ohjeistukseen tulee ilmoittaa osoite, johon vastausosat tulee palauttaa.
Minimoidakseen käyntejä mm. isännöitsijätoimistolla koronaepidemian aikana on suositeltavaa, että kaikki AOYL:n 6 luvun 22 §:n mukaiset kokousasiakirjat sekä muut yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat toimitetaan osakkaille yhtiökokouskutsun liitteinä.